รู้ทัน HR

CycleTime To Resolve Payroll Errors

—

by

EsteeMATE
in

สวัสดีค่ะ แนะนำตัว รู้ทัน HR!

ความหมายของ CycleTime To Resolve Payroll Errors

หมายถึง ระยะเวลาที่ใช้ในการแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการจ่ายเงินเดือน ตั้งแต่เริ่มต้นการระบุปัญหาจนถึงการแก้ไขและทำให้การจ่ายเงินเดือนถูกต้องสมบูรณ์ รวมถึงการสื่อสารกับพนักงานที่ได้รับผลกระทบ

ระยะเวลา (หรือเวลาเฉลี่ย) ที่ใช้ในการแก้ไขข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนตั้งแต่การตรวจพบข้อผิดพลาดจนกระทั่งการแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นเสร็จสมบูรณ์และการจ่ายเงินให้พนักงานถูกต้อง การคำนวณเวลานี้เป็นส่วนสำคัญในการติดตามประสิทธิภาพของกระบวนการจ่ายเงินเดือนในองค์กรและช่วยในการปรับปรุงการทำงานเพื่อให้กระบวนการนี้เป็นไปได้รวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนในการคำนวณ

  1. การตรวจพบข้อผิดพลาด (Error Detection)
    ข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนอาจเกิดขึ้นจากหลายสาเหตุ เช่น การป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในระบบ การคำนวณที่ผิดพลาด หรือปัญหาจากการหักภาษีหรือการหักเงินประกันสังคมผิดพลาด ซึ่งขั้นตอนแรกคือตรวจพบข้อผิดพลาดนั้น ไม่ว่าจะเกิดจากการตรวจสอบของฝ่ายบัญชี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือจากการร้องเรียนของพนักงานเอง
  2. การรายงานข้อผิดพลาด (Error Reporting)
    เมื่อพนักงานหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องตรวจพบข้อผิดพลาดแล้ว ต้องทำการรายงานไปยังฝ่ายที่รับผิดชอบ เช่น ฝ่ายบัญชีหรือ HR โดยที่ฝ่ายที่รับผิดชอบจะต้องตรวจสอบรายละเอียดของข้อผิดพลาดเพิ่มเติม เพื่อเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นและสาเหตุของข้อผิดพลาด
  3. การวิเคราะห์ข้อผิดพลาด (Error Analysis)
    เมื่อรายงานได้รับการยืนยันแล้ว ฝ่ายที่รับผิดชอบจะต้องทำการวิเคราะห์ข้อผิดพลาดอย่างละเอียด ซึ่งอาจต้องตรวจสอบข้อมูลของพนักงาน เช่น ชั่วโมงทำงาน อัตราค่าจ้าง รายละเอียดโบนัส หรือภาษีที่หัก เพื่อหาสาเหตุที่แท้จริงว่าข้อผิดพลาดเกิดจากที่ไหน
  4. การแก้ไขข้อผิดพลาด (Error Correction)
    เมื่อสาเหตุของข้อผิดพลาดได้รับการระบุแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการแก้ไขข้อผิดพลาดนั้น เช่น การคำนวณใหม่ การป้อนข้อมูลใหม่ในระบบ หรือการปรับปรุงข้อมูลภายในฐานข้อมูลให้ถูกต้อง
  5. การอนุมัติและการจ่ายเงินที่ถูกต้อง (Approval and Payment)
    หลังจากการแก้ไขเสร็จสิ้น จำเป็นต้องมีการอนุมัติจากผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายบัญชี ก่อนที่จะดำเนินการจ่ายเงินที่ถูกต้องไปยังพนักงานที่ได้รับผลกระทบจากข้อผิดพลาด
  6. การสื่อสารกับพนักงาน (Employee Communication)
    เมื่อการจ่ายเงินที่ถูกต้องเสร็จสมบูรณ์แล้ว ต้องมีการสื่อสารกับพนักงานเพื่อแจ้งผลการแก้ไขและให้ความมั่นใจว่าเขาได้รับเงินที่ถูกต้อง โดยอาจส่งใบสลิปเงินเดือนที่ปรับปรุงแล้วหรือแจ้งทางอีเมล

การคำนวณ

การคำนวณเวลาที่ใช้ในการแก้ไขข้อผิดพลาดนี้สามารถทำได้โดยการนับจำนวนวันหรือชั่วโมงที่ใช้ในการทำแต่ละขั้นตอน ตั้งแต่การตรวจพบข้อผิดพลาดจนกระทั่งการแก้ไขเสร็จสิ้นและการจ่ายเงินถูกต้อง

ตัวอย่างการคำนวณ

สมมติว่าในเดือนนี้มีพนักงานคนหนึ่งที่พบว่าค่าจ้างของเขาผิดพลาด โดยที่พนักงานได้รับเงินเดือนต่ำกว่าปกติ เนื่องจากมีการคำนวณโบนัสผิดพลาด ขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขข้อผิดพลาดนี้มีดังนี้:

  1. วันที่ 1: พนักงานพบข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน (การคำนวณโบนัสผิด)
    • พนักงานแจ้งให้ฝ่าย HR ทราบว่าเงินเดือนที่ได้รับไม่ถูกต้อง
  2. วันที่ 2: ฝ่าย HR และฝ่ายบัญชีได้รับการแจ้งจากพนักงาน
    • ฝ่าย HR ทำการตรวจสอบรายละเอียดการคำนวณโบนัสและพบว่าโบนัสคำนวณผิดพลาดเนื่องจากข้อมูลบางส่วนไม่ได้รับการอัปเดตตามที่ควรจะเป็น
  3. วันที่ 3: ฝ่ายบัญชีเริ่มแก้ไขข้อมูล
    • ฝ่ายบัญชีทำการแก้ไขข้อมูลและคำนวณโบนัสใหม่
  4. วันที่ 4: การอนุมัติการจ่ายเงินที่ถูกต้อง
    • ผู้จัดการฝ่ายบัญชีตรวจสอบและอนุมัติการจ่ายเงินที่ปรับปรุงแล้ว
  5. วันที่ 5: การจ่ายเงินที่ถูกต้องให้พนักงาน
    • เงินที่ขาดหายไปจากการคำนวณโบนัสถูกจ่ายไปยังบัญชีของพนักงานแล้ว
  6. วันที่ 6: พนักงานได้รับการสื่อสาร
    • ฝ่าย HR ส่งอีเมลแจ้งพนักงานว่าเงินเดือนของเขาถูกปรับปรุงแล้วและการจ่ายเงินถูกต้อง

การคำนวณ Cycle Time

จากตัวอย่างนี้:

  • การตรวจพบข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในวันที่ 1
  • การแก้ไขข้อผิดพลาดและการจ่ายเงินที่ถูกต้องเสร็จสิ้นในวันที่ 5
  • ดังนั้น = วันที่ 5 – วันที่ 1 = 5 วัน

ในกรณีนี้ คือ 5 วัน ซึ่งหมายความว่าใช้เวลา 5 วันในการตรวจพบข้อผิดพลาด, แก้ไขข้อผิดพลาด, และทำการจ่ายเงินที่ถูกต้อง

การปรับปรุงและลด Cycle Time

การลดระยะเวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาดเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ตัวอย่างของการปรับปรุงที่สามารถทำได้ เช่น:

  • ใช้ระบบอัตโนมัติ: ใช้เทคโนโลยี เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการเงินเดือนที่สามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดได้โดยอัตโนมัติ
  • การฝึกอบรมพนักงาน: การให้ความรู้และการฝึกอบรมพนักงานในกระบวนการการป้อนข้อมูลที่ถูกต้องตั้งแต่แรก
  • กระบวนการที่รวดเร็วและโปร่งใส: การมีขั้นตอนที่ชัดเจนและการสื่อสารที่ดีระหว่างฝ่ายต่างๆ ช่วยให้การแก้ไขข้อผิดพลาดเป็นไปอย่างรวดเร็ว

การลดไม่เพียงแต่ช่วยลดปัญหาและความไม่พอใจของพนักงาน แต่ยังช่วยให้กระบวนการทางการเงินขององค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การใช้ในงาน HR

  1. การวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการจัดการเงินเดือน
    • การวัด Cycle Time นี้ช่วยให้ HR สามารถประเมินความสามารถในการจัดการข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน ว่ามีความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพียงใด
  2. การปรับปรุงกระบวนการ
    • หาก Cycle Time สูง แสดงว่าอาจมีปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข เช่น การฝึกอบรมพนักงาน การปรับปรุงซอฟต์แวร์หรือระบบที่ใช้ ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการแก้ไขปัญหา
  3. การสร้างความพึงพอใจให้กับพนักงาน
    • การแก้ไขข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสามารถช่วยลดความไม่พอใจและความกังวลของพนักงาน ซึ่งส่งผลต่อความพึงพอใจในการทำงาน
  4. การติดตามแนวโน้มของข้อผิดพลาด
    • HR สามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อติดตามแนวโน้มของข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน เช่น ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง อาจบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการฝึกอบรมเพิ่มเติม
  5. การสื่อสาร
    • ข้อมูลเกี่ยวกับ Cycle Time To Resolve Payroll Errors สามารถใช้ในการนำเสนอให้กับผู้บริหาร เพื่อให้เข้าใจถึงความสำคัญของการจัดการเงินเดือนและการปรับปรุงกระบวนการ
  6. การพัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรม
    • HR สามารถนำข้อมูลนี้มาวางแผนการฝึกอบรมสำหรับทีมที่รับผิดชอบการจ่ายเงินเดือน เพื่อช่วยเพิ่มความแม่นยำและลดข้อผิดพลาด
  7. การใช้เทคโนโลยี
    • หากพบว่าการแก้ไขข้อผิดพลาดใช้เวลานาน HR อาจพิจารณาใช้เทคโนโลยีหรือตัวช่วยในการจัดการเงินเดือนเพื่อให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติมากขึ้น
  8. การจัดการความเสี่ยง
    • การมี Cycle Time ที่ต่ำสำหรับการแก้ไขข้อผิดพลาดสามารถช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่จ่ายเงินเดือนที่ถูกต้อง เช่น ความไม่พอใจหรือการลาออกของพนักงาน

ตัวชี้วัดที่สำคัญในการประเมินความสามารถของ HR ในการจัดการข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน โดยการติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลนี้จะช่วยให้ HR สามารถปรับปรุงกระบวนการ ลดความผิดพลาด และสร้างความพึงพอใจให้กับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การประยุกต์ใช้กับงานขาย

ในกรณีของ งานขาย ข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนอาจเกิดจากหลายปัจจัยที่เชื่อมโยงกับงานขาย เช่น:

  • คอมมิชชั่นที่ผิดพลาด: คำนวณคอมมิชชั่นของพนักงานขายผิด เช่น คำนวณเปอร์เซ็นต์จากยอดขายไม่ถูกต้อง หรือไม่ได้รวมยอดขายบางส่วนที่ทำได้
  • โบนัสจากยอดขายที่ผิดพลาด: โบนัสจากการทำยอดขายไม่ตรงกับเป้าหมายที่ตั้งไว้
  • ข้อมูลการขายที่ไม่ถูกต้อง: การป้อนข้อมูลจากระบบการขายที่ผิดพลาด ซึ่งส่งผลต่อการคำนวณค่าจ้างหรือคอมมิชชั่น

โดยในกรณีนี้จะหมายถึงระยะเวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการคำนวณค่าคอมมิชชั่นหรือโบนัสที่เกิดจากข้อมูลหรือการคำนวณในกระบวนการขาย

ขั้นตอนการดำเนินการแก้ไขข้อผิดพลาดในงานขาย (ที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือน)

  1. การตรวจพบข้อผิดพลาด (Error Detection)
    ตัวอย่าง: พนักงานขายสังเกตเห็นว่าเขาไม่ได้รับคอมมิชชั่นจากการขายสินค้า 2 รายการที่สำคัญ หรือโบนัสจากการทำยอดขายไม่ได้รับตามที่ควรจะเป็น
  2. การรายงานข้อผิดพลาด (Error Reporting)
    ตัวอย่าง: พนักงานขายแจ้งฝ่าย HR หรือฝ่ายบัญชีว่าเขามีข้อสงสัยเกี่ยวกับการคำนวณคอมมิชชั่นหรือโบนัส
  3. การวิเคราะห์ข้อผิดพลาด (Error Analysis)
    ตัวอย่าง: ฝ่ายบัญชีและฝ่ายขายต้องตรวจสอบข้อมูลการขายที่ถูกบันทึกในระบบ เช่น ตรวจสอบยอดขายที่ทำได้ในรอบเดือนนั้นๆ และตรวจสอบว่าโบนัสหรือคอมมิชชั่นได้ถูกคำนวณจากยอดขายที่ถูกต้องหรือไม่
  4. การแก้ไขข้อผิดพลาด (Error Correction)
    ตัวอย่าง: เมื่อพบว่าเกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณคอมมิชชั่น เช่น คำนวณจากยอดขายไม่ครบ หรือมีข้อมูลการขายบางส่วนที่ไม่ได้รับการบันทึก ฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะทำการปรับยอดคอมมิชชั่นใหม่และคำนวณโบนัสใหม่ให้พนักงานขาย
  5. การอนุมัติการจ่ายเงิน (Approval and Payment)
    ตัวอย่าง: เมื่อมีการแก้ไขแล้ว ฝ่ายบัญชีจะต้องอนุมัติยอดเงินที่จ่ายให้พนักงานขายใหม่ เช่น การโอนเงินคอมมิชชั่นที่เพิ่มขึ้นให้กับพนักงาน
  6. การสื่อสารกับพนักงาน (Employee Communication)
    ตัวอย่าง: ฝ่าย HR หรือฝ่ายบัญชีจะต้องแจ้งให้พนักงานขายทราบถึงการแก้ไขข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินและการปรับยอดคอมมิชชั่นหรือโบนัสใหม่

ตัวอย่างการคำนวณนงานขาย

สมมติว่า ในเดือนนี้ พนักงานขายคนหนึ่งได้ทำยอดขายเกินเป้าหมาย แต่คอมมิชชั่นที่ได้รับจากการขายไม่ได้รับการคำนวณอย่างถูกต้อง เนื่องจากการบันทึกข้อมูลการขายบางรายการผิดพลาดในระบบ

ขั้นตอนการแก้ไขข้อผิดพลาด:

  1. วันที่ 1 – พนักงานขายตรวจสอบเงินเดือนและพบว่าค่าคอมมิชชั่นจากการขายบางรายการหายไป
  2. วันที่ 2 – พนักงานขายแจ้งฝ่ายบัญชีว่าเขามีข้อผิดพลาดเกี่ยวกับคอมมิชชั่น
  3. วันที่ 3 – ฝ่ายบัญชีตรวจสอบข้อมูลการขายในระบบและพบว่า ข้อมูลการขายบางส่วนไม่ได้รับการบันทึกและคำนวณโบนัสผิด
  4. วันที่ 4 – ฝ่ายบัญชีทำการแก้ไขข้อมูลการขายในระบบและคำนวณคอมมิชชั่นใหม่
  5. วันที่ 5 – ผู้จัดการฝ่ายบัญชีตรวจสอบการคำนวณคอมมิชชั่นใหม่และอนุมัติการจ่ายเงินให้พนักงาน
  6. วันที่ 6 – พนักงานได้รับการชำระเงินคอมมิชชั่นที่แก้ไขแล้วและได้รับแจ้งจากฝ่ายบัญชี

ในกรณีนี้คือ 6 วัน (ตั้งแต่วันที่พนักงานขายพบข้อผิดพลาดจนถึงวันที่ได้รับการชำระเงินคอมมิชชั่นที่ถูกต้อง)

Cycle Time To Resolve Payroll Errors