เมื่อผู้บริหารถามว่าองค์กรมีคนทำงานอยู่กี่คน คำตอบจากระบบ HR มักนับเฉพาะพนักงานประจำ
แต่ในหลายองค์กร งานจำนวนไม่น้อยถูกทำโดยคนที่ไม่ปรากฏในตัวเลขนั้น
Contingent Workforce คือกลุ่มกำลังคนดังกล่าว และเป็นส่วนของแรงงานที่เติบโตเร็วแต่มักไม่มีเจ้าภาพชัดเจนในองค์กร
บทความนี้จะอธิบายว่า Contingent Workforce คืออะไร ทำไมจึงต้องบริหารอย่างเป็นระบบ และมีข้อควรระวังด้านกฎหมายแรงงานอะไรที่ HR ไทยต้องเข้าใจ
Contingent Workforce คืออะไร
Contingent Workforce คือกลุ่มผู้ที่ทำงานให้องค์กรโดยไม่ได้มีสถานะเป็นพนักงานประจำ ซึ่งครอบคลุมหลายรูปแบบสัญญาและหลายลักษณะความสัมพันธ์
รูปแบบที่พบบ่อยได้แก่ ลูกจ้างที่มีกำหนดระยะเวลาแน่นอน ผู้รับจ้างอิสระหรือฟรีแลนซ์ พนักงานที่จัดหาผ่านบริษัทจัดหาแรงงาน และผู้รับเหมาที่ทำงานเป็นโครงการ
สิ่งที่ทำให้กลุ่มนี้ต่างจากพนักงานประจำไม่ใช่ประเภทของงาน แต่คือลักษณะของความสัมพันธ์ตามสัญญาและความคาดหมายเรื่องความต่อเนื่อง
ประเด็นที่ต้องระวังตั้งแต่ต้นคือ สถานะทางกฎหมายไม่ได้ถูกกำหนดโดยชื่อของสัญญา แต่ถูกกำหนดโดยลักษณะการทำงานจริง เช่น ระดับการบังคับบัญชา การกำหนดเวลาทำงาน และการใช้เครื่องมือขององค์กร
ทำไม Contingent Workforce จึงสำคัญ
ธุรกิจที่มีความต้องการไม่คงที่ เช่น ค้าปลีกในช่วงเทศกาล หรือธุรกิจที่ทำงานเป็นโครงการ ต้องการความยืดหยุ่นของกำลังคนที่โครงสร้างพนักงานประจำอย่างเดียวตอบไม่ได้
นอกจากนี้ ทักษะเฉพาะทางบางอย่างที่องค์กรใช้เพียงช่วงเวลาสั้น ๆ มักคุ้มค่ากว่าเมื่อจ้างเป็นโครงการ
ปัญหาคือ เมื่อกลุ่มนี้ไม่อยู่ในระบบข้อมูลของ HR องค์กรจะมองไม่เห็นต้นทุนรวมของกำลังคนที่แท้จริง และวางแผนกำลังคนได้ไม่ครบ
ความเสี่ยงที่ตามมามีทั้งด้านคุณภาพงาน ด้านความปลอดภัยของข้อมูล และที่สำคัญที่สุดคือความเสี่ยงทางกฎหมายหากลักษณะการจ้างจริงไม่ตรงกับรูปแบบสัญญา
วิธีบริหาร Contingent Workforce
เป้าหมายไม่ใช่การทำให้กลุ่มนี้กลายเป็นพนักงานประจำ แต่คือการทำให้องค์กรมองเห็น บริหาร และรับผิดชอบได้อย่างเหมาะสม
| องค์ประกอบ | สิ่งที่ทำ | ผลลัพธ์ |
|---|---|---|
| 1. ทำให้มองเห็น | รวบรวมข้อมูลผู้ทำงานทุกประเภทไว้ในระบบเดียว | เห็นภาพกำลังคนที่แท้จริง |
| 2. กำหนดเกณฑ์การเลือกรูปแบบ | ระบุว่างานลักษณะใดควรใช้พนักงานประจำ และลักษณะใดใช้สัญญาอื่นได้ | ลดการตัดสินใจตามความสะดวก |
| 3. ตรวจสอบความสอดคล้องทางกฎหมาย | ทบทวนว่าลักษณะการทำงานจริงตรงกับรูปแบบสัญญาหรือไม่ | ลดความเสี่ยงด้านแรงงาน |
| 4. ออกแบบการเริ่มงานและสิ้นสุด | กำหนดขั้นตอนการให้สิทธิเข้าถึงระบบและการเรียกคืนเมื่อจบสัญญา | ความปลอดภัยของข้อมูล |
| 5. วัดต้นทุนรวม | รวมค่าใช้จ่ายทุกรูปแบบเข้าในรายงานต้นทุนกำลังคน | การตัดสินใจบนตัวเลขจริง |
ข้อ 3 เป็นข้อที่มีผลทางกฎหมายมากที่สุด และควรทำร่วมกับที่ปรึกษาด้านกฎหมายแรงงาน ไม่ใช่ตัดสินโดยฝ่าย HR ฝ่ายเดียว
สัญญาณที่ควรทบทวนคือ ผู้รับจ้างอิสระที่ทำงานเต็มเวลาให้องค์กรเดียวต่อเนื่องหลายปี ภายใต้การกำหนดเวลาและวิธีทำงานเหมือนพนักงานประจำ
ตัวอย่างในบริบทธุรกิจไทย
สมมติบริษัทสื่อและการตลาดแห่งหนึ่งมีพนักงานประจำ 120 คน และใช้ฟรีแลนซ์ด้านการผลิตเนื้อหาอีกจำนวนหนึ่งซึ่งไม่มีใครทราบตัวเลขที่แน่นอน
เมื่อฝ่ายการเงินขอให้ HR รายงานต้นทุนกำลังคนรวม จึงพบว่าค่าใช้จ่ายกลุ่มนี้กระจายอยู่ในงบประมาณของแต่ละโครงการ และเมื่อรวมแล้วสูงกว่าที่ผู้บริหารเข้าใจอย่างมาก
การทบทวนยังพบว่าฟรีแลนซ์บางรายทำงานให้องค์กรต่อเนื่องเกินสามปี เข้าออฟฟิศตามเวลาทำงานปกติ และรับมอบหมายงานจากหัวหน้าทีมเช่นเดียวกับพนักงานประจำ
องค์กรจึงดำเนินการสองทาง ทางแรกคือทบทวนกรณีเหล่านี้ร่วมกับที่ปรึกษากฎหมายและปรับสถานะให้ตรงกับลักษณะงานจริง
ทางที่สองคือกำหนดเกณฑ์ชัดเจนว่างานลักษณะใดใช้ฟรีแลนซ์ได้ และรวมข้อมูลผู้ทำงานทุกประเภทไว้ในระบบเดียว ทำให้การวางแผนกำลังคนรอบถัดไปอยู่บนตัวเลขที่ครบถ้วน
ข้อควรระวัง
Contingent Workforce ไม่ใช่วิธีลดต้นทุนแรงงานด้วยการเลี่ยงหน้าที่ตามกฎหมาย การใช้รูปแบบสัญญาที่ไม่ตรงกับลักษณะการทำงานจริงมีความเสี่ยงทั้งด้านกฎหมายและด้านชื่อเสียงองค์กร ควรตรวจสอบกับที่ปรึกษาด้านกฎหมายแรงงานเสมอ
ไม่ควรละเลยเรื่องความปลอดภัยในการทำงานและมาตรฐานการปฏิบัติ ผู้ทำงานทุกประเภทที่อยู่ในพื้นที่ขององค์กรอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบด้านความปลอดภัยเช่นกัน
ไม่ควรตัดกลุ่มนี้ออกจากการสื่อสารทั้งหมด ผู้ที่ทำงานร่วมกับทีมประจำต้องเข้าใจเป้าหมายและมาตรฐานของงานเพียงพอที่จะส่งมอบได้
และควรระวังการพึ่งพาความรู้ที่อยู่กับผู้รับจ้างภายนอกมากเกินไป หากความสามารถหลักขององค์กรอยู่ในมือคนที่ไม่ได้ผูกพันระยะยาว ความต่อเนื่องของธุรกิจจะเปราะบางกว่าที่ตัวเลขต้นทุนแสดง