Workforce Planning หรือ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ คือกระบวนการในการวางแผนและจัดการบุคลากรในองค์กรให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจในระยะยาว การวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นการวิเคราะห์และทำนายความต้องการของบุคลากรในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นจำนวน, ทักษะ, และประเภทของพนักงานที่จำเป็นต้องมี เพื่อให้สามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุผลสำเร็จในอนาคต
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับการสรรหาพนักงานใหม่ แต่ยังรวมถึงการพัฒนาพนักงานที่มีอยู่แล้วให้สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรได้ เช่น การฝึกอบรม, การพัฒนาทักษะ, การวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง, หรือการจัดการกับการลาออกของพนักงานที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร
ความสำคัญของ Workforce Planning
- การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดและธุรกิจ
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ช่วยให้องค์กรสามารถเตรียมพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในตลาดหรือในกลยุทธ์ทางธุรกิจ เช่น การขยายธุรกิจ การเข้าสู่ตลาดใหม่ หรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ การรู้ล่วงหน้าว่าจะต้องใช้พนักงานเพิ่มในแผนกใด และต้องการทักษะเฉพาะอะไร จะช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ - การเพิ่มประสิทธิภาพในการสรรหาและการพัฒนา
การวางแผนที่ดีช่วยให้การสรรหาพนักงานมีประสิทธิภาพ โดยสามารถระบุได้ว่าพนักงานที่มีทักษะไหนที่ขาดหรือจำเป็นต้องเพิ่มในองค์กร ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการสรรหาพนักงานและลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการสรรหา - การลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนทรัพยากรมนุษย์
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ช่วยให้สามารถคาดการณ์ความต้องการของบุคลากรในอนาคตได้ดีขึ้น เช่น ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการลาออกของพนักงานสำคัญ หรือการเกษียณอายุ ซึ่งการคาดการณ์นี้จะช่วยให้องค์กรสามารถเตรียมพร้อมรับมือได้ล่วงหน้า เช่น การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานคนใหม่ หรือการทำแผนการสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) - การเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานทรัพยากรมนุษย์
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ช่วยให้องค์กรสามารถใช้บุคลากรในแต่ละแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด เช่น การกำหนดจำนวนพนักงานในแต่ละแผนกอย่างเหมาะสม ไม่มากเกินไปและไม่น้อยเกินไป การวางแผนที่ดีจะทำให้เกิดการใช้งานทรัพยากรมนุษย์อย่างเต็มที่และคุ้มค่าที่สุด - การเสริมสร้างความผูกพันและการรักษาพนักงาน
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ยังช่วยในการรักษาพนักงานที่มีศักยภาพไว้ในองค์กร เนื่องจากพนักงานจะเห็นว่าองค์กรมีการลงทุนในการพัฒนาและเตรียมพร้อมเพื่อการเติบโตของพนักงานในระยะยาว เมื่อพนักงานรู้สึกว่ามีโอกาสเติบโตในองค์กร พวกเขามีแนวโน้มที่จะมีความพึงพอใจและผูกพันกับองค์กรมากขึ้น - การสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจ
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์สามารถให้ข้อมูลสำคัญแก่ผู้บริหารในการตัดสินใจเรื่องต่างๆ เช่น การขยายธุรกิจ การลงทุนในเทคโนโลยีใหม่ หรือการปรับโครงสร้างองค์กร โดยการใช้ข้อมูลจากการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในการช่วยคาดการณ์ว่าองค์กรจะต้องการพนักงานประเภทใดและจำนวนเท่าใดเพื่อรองรับการเติบโตขององค์กร - การเสริมสร้างความสามารถในการแข่งขัน
ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจเข้มข้น การมี Workforce Planning ที่ดีทำให้องค์กรสามารถจัดการกับบุคลากรได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ ทำให้องค์กรสามารถดำเนินการได้รวดเร็วและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในตลาดได้ดีกว่าองค์กรที่ไม่มีการวางแผนที่ชัดเจน
ขั้นตอนในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Workforce Planning)
- การวิเคราะห์ความต้องการขององค์กร ขั้นตอนแรกคือการวิเคราะห์ความต้องการขององค์กรในระยะยาวและระยะสั้น ทั้งในด้านของบุคลากรที่มีทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็น รวมถึงจำนวนพนักงานที่ต้องการ เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ เช่น หากองค์กรมีแผนการขยายธุรกิจในอีก 3 ปีข้างหน้า อาจจำเป็นต้องเพิ่มจำนวนพนักงานในบางแผนกหรือทีมตัวอย่าง:
- บริษัทเทคโนโลยีที่มีแผนจะเปิดตลาดในต่างประเทศใน 2 ปีข้างหน้า จำเป็นต้องวางแผนในการเพิ่มทีมงานในฝ่ายการตลาดและการสนับสนุนลูกค้าในภูมิภาคต่างๆ
- การประเมินบุคลากรปัจจุบัน การประเมินสภาพการใช้บุคลากรในปัจจุบันเป็นการทำความเข้าใจว่าพนักงานที่มีอยู่ในองค์กรในตอนนี้มีทักษะและศักยภาพในการตอบสนองต่อความต้องการในอนาคตหรือไม่ การประเมินนี้รวมถึงการตรวจสอบข้อมูลเช่น ความพึงพอใจในการทำงาน, การพัฒนาทักษะ, และความพร้อมที่จะทำงานในตำแหน่งใหม่ตัวอย่าง:
- การประเมินผลการทำงานของพนักงานในแผนกการขายเพื่อดูว่าพนักงานคนไหนมีศักยภาพในการเติบโตไปสู่ตำแหน่งผู้จัดการ หรือคนไหนที่สามารถนำทีมใหม่ในการขยายตลาดได้
- การทำนายช่องว่าง (Gap Analysis) การทำ Gap Analysis คือการวิเคราะห์ช่องว่างระหว่างจำนวนและทักษะของบุคลากรที่มีอยู่กับความต้องการในอนาคต ซึ่งอาจเกิดขึ้นจากการขยายธุรกิจ, การเปลี่ยนแปลงในตลาด, หรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ การหาช่องว่างนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนการสรรหา, การพัฒนา, หรือการฝึกอบรมพนักงานให้พร้อมรับมือกับความต้องการในอนาคตตัวอย่าง:
- ในองค์กรที่ต้องการเพิ่มพนักงานในตำแหน่งผู้เชี่ยวชาญด้าน AI และ Data Science แต่พบว่าในทีมปัจจุบันยังขาดทักษะเหล่านี้ จึงต้องมีการวางแผนสรรหาผู้เชี่ยวชาญด้าน AI และการพัฒนาทักษะของพนักงานปัจจุบัน
- การกำหนดกลยุทธ์การสรรหาและการพัฒนา เมื่อทราบถึงช่องว่างแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการกำหนดกลยุทธ์ในการสรรหาหรือพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ โดยอาจใช้วิธีต่างๆ เช่น การสรรหาจากภายนอก, การฝึกอบรมภายในองค์กร, การทำโปรแกรม Mentorship หรือการพัฒนาทักษะในด้านต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคตตัวอย่าง:
- หากพบว่าในอนาคตองค์กรจะต้องการพนักงานในตำแหน่งผู้จัดการโปรเจกต์จำนวนมาก การวางแผนพัฒนาอาจรวมถึงการฝึกอบรมพนักงานในตำแหน่งรองลงมาที่มีศักยภาพในการเติบโตเป็นผู้จัดการ
- การติดตามผลและปรับปรุง การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ไม่ได้จบลงเมื่อวางแผนเสร็จสิ้น การติดตามผลการดำเนินการและปรับปรุงแผนตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น หากตลาดมีการเปลี่ยนแปลงหรือเกิดวิกฤตการณ์ที่ไม่คาดคิด อาจจำเป็นต้องปรับแผนการจัดการทรัพยากรมนุษย์ให้เหมาะสมตัวอย่าง:
- ในช่วงสถานการณ์วิกฤต COVID-19 ที่มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากการทำงานในออฟฟิศเป็นการทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) องค์กรต้องปรับแผนการวางทรัพยากรมนุษย์เพื่อให้สามารถทำงานในลักษณะนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างการใช้ Workforce Planning ในองค์กร
กรณีศึกษา: บริษัทผลิตสินค้าเทคโนโลยี
ปัญหา:
บริษัทผลิตสินค้าเทคโนโลยีที่มีแผนขยายธุรกิจในตลาดต่างประเทศต้องการเพิ่มทีมงานใหม่ทั้งในฝ่ายการตลาด, การขาย, และการสนับสนุนลูกค้า แต่ไม่แน่ใจว่าจะสรรหาคนที่มีทักษะที่เหมาะสมในตลาดหรือไม่
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์:
- การวิเคราะห์ความต้องการ:
บริษัทจะต้องเพิ่มพนักงานในแผนกการตลาดและการขายเพื่อรองรับการขยายธุรกิจในต่างประเทศ โดยเฉพาะในตลาดที่ต้องใช้ทักษะด้านการตลาดดิจิทัลและการสื่อสารที่หลากหลาย - การประเมินบุคลากรปัจจุบัน:
ตรวจสอบว่าทีมการตลาดปัจจุบันมีทักษะที่สามารถรองรับการขยายตลาดได้หรือไม่ เช่น การวิเคราะห์ว่าแผนกการตลาดมีพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญใน SEO, SEM, การใช้แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียสำหรับตลาดต่างประเทศหรือไม่ - การทำนายช่องว่าง:
พบว่าในแผนกการตลาดไม่มีพนักงานที่มีทักษะในด้านการตลาดดิจิทัลที่ลึกพอสำหรับการขยายธุรกิจไปต่างประเทศ โดยเฉพาะในแง่ของการจัดการแคมเปญในหลายภูมิภาค - การกำหนดกลยุทธ์:
วางแผนสรรหาผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดดิจิทัลจากภายนอก และเริ่มโปรแกรมการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาทักษะการตลาดดิจิทัลให้กับพนักงานในแผนกการตลาดที่มีอยู่ - การติดตามผล:
หลังจากเริ่มการขยายตลาดไปยังภูมิภาคใหม่ จะมีการติดตามผลการทำงานของพนักงานในแผนกการตลาด และประเมินว่าการฝึกอบรมช่วยพัฒนาทักษะได้มากน้อยแค่ไหน รวมถึงการติดตามผลยอดขายและความพึงพอใจของลูกค้าหลังการขยายธุรกิจ
สรุป
Workforce Planning เป็นกระบวนการที่สำคัญในการช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อความต้องการทางธุรกิจในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการวางแผนให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร การประเมินบุคลากรที่มีอยู่และการทำนายช่องว่างของทักษะ จะช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาและสรรหาบุคลากรได้ตามที่ต้องการเพื่อเสริมสร้างความสำเร็จในระยะยาว
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำศัพท์ทาง HR
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน HR
