Applicant Tracking System (ATS) หรือ ระบบติดตามผู้สมัคร คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดการกระบวนการสรรหาพนักงานและติดตามการสมัครงานจากผู้สมัครที่มีมาสมัครงานในองค์กร ระบบนี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้การสรรหาผู้สมัครทำได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยจะช่วยจัดการตั้งแต่การรับใบสมัครของผู้สมัครงาน, การคัดกรองใบสมัคร, การจัดการข้อมูลของผู้สมัคร, การนัดสัมภาษณ์ และการสื่อสารกับผู้สมัครไปจนถึงขั้นตอนการเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุด
ฟังก์ชันหลักของ Applicant Tracking System
- รับใบสมัครและจัดเก็บข้อมูลผู้สมัคร
- ระบบจะรับใบสมัครจากผู้สมัครที่สมัครผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น เว็บไซต์ของบริษัท, จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล), หรือแพลตฟอร์มสมัครงานต่าง ๆ (เช่น LinkedIn, JobStreet)
- ข้อมูลที่ได้จากการสมัครจะถูกจัดเก็บในระบบอย่างมีระเบียบ สามารถเข้าถึงและตรวจสอบได้ง่าย
- คัดกรองใบสมัครอัตโนมัติ
- ระบบสามารถใช้ keywords หรือ คำสำคัญ ในการคัดกรองใบสมัคร เพื่อหาผู้สมัครที่มีทักษะตรงกับตำแหน่งงานที่เปิดรับ
- นอกจากนี้ยังสามารถคัดกรองตาม ประสบการณ์ทำงาน, การศึกษา, และคุณสมบัติอื่น ๆ ที่กำหนดไว้
- การจัดการข้อมูลผู้สมัคร
- ATS สามารถเก็บข้อมูลประวัติของผู้สมัครแต่ละคน เช่น ประสบการณ์ทำงาน, การศึกษา, และทักษะเฉพาะทาง
- ข้อมูลเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้โดยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (HR) เพื่อทำการประเมินและตัดสินใจในกระบวนการสรรหาต่อไป
- การนัดสัมภาษณ์และติดต่อผู้สมัคร
- ระบบ ATS สามารถส่งอีเมลหรือนัดหมายสัมภาษณ์ผู้สมัครอัตโนมัติ หรืออาจจะสามารถตั้งเวลาอัตโนมัติสำหรับการสัมภาษณ์
- นอกจากนี้ ยังสามารถติดตามความคืบหน้าของผู้สมัครได้อย่างง่ายดาย
- รายงานและการวิเคราะห์
- ระบบสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับกระบวนการสรรหาต่าง ๆ เช่น จำนวนผู้สมัครที่ยื่นใบสมัคร, จำนวนที่ถูกคัดเลือก, หรือประสิทธิภาพของการสัมภาษณ์
- ข้อมูลนี้ช่วยให้บริษัทสามารถปรับปรุงกระบวนการสรรหาของตนได้
ประโยชน์
- เพิ่มประสิทธิภาพในการสรรหา
- ลดเวลาในการตรวจสอบใบสมัครและค้นหาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงกับตำแหน่งงาน
- ช่วยจัดการกระบวนการสรรหาผู้สมัครให้เป็นระบบและง่ายขึ้น
- คัดกรองผู้สมัครได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ATS ใช้เทคโนโลยีในการคัดกรองคำสำคัญในเรซูเม่ของผู้สมัคร ทำให้สามารถเลือกผู้สมัครที่มีทักษะตรงกับความต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
- ลดข้อผิดพลาดจากกระบวนการสรรหามนุษย์
- การคัดกรองใบสมัครโดยมนุษย์อาจจะมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ แต่ ATS ช่วยลดข้อผิดพลาดเหล่านี้โดยการคัดกรองข้อมูลอย่างแม่นยำ
- ทำให้กระบวนการสรรหามีความเป็นมาตรฐาน
- สามารถติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลจากการสรรหาผู้สมัครได้ ทำให้สามารถปรับปรุงและพัฒนากระบวนการได้อย่างต่อเนื่อง
- เพิ่มความพึงพอใจของผู้สมัคร
- ผู้สมัครสามารถติดตามสถานะของใบสมัครและขั้นตอนต่าง ๆ ได้ตลอดเวลา ทำให้มีความโปร่งใสและไม่ต้องรอนานเกินไป
การทำงาน
1. การรับใบสมัครจากหลายช่องทาง (Application Channels)
- รับใบสมัครจากเว็บไซต์ของบริษัท: ATS สามารถรวมและรวบรวมใบสมัครที่ได้รับจากหน้าเว็บของบริษัทที่ใช้ฟอร์มออนไลน์ในการสมัครงาน
- รับใบสมัครจากแพลตฟอร์มสมัครงานภายนอก: เช่น LinkedIn, Indeed, JobStreet, Glassdoor หรือ Monster โดยผู้สมัครสามารถส่งเรซูเม่หรือข้อมูลผ่านทางเว็บไซต์เหล่านี้ ATS สามารถดึงข้อมูลและจัดเก็บเข้ามาในระบบได้
- รับใบสมัครจากอีเมล: ATS สามารถเชื่อมโยงกับอีเมลของบริษัท โดยอัตโนมัติจะดึงข้อมูลที่ได้รับจากผู้สมัครที่ส่งมาทางอีเมลมาเก็บในระบบ
2. การคัดกรองใบสมัคร (Resume Screening)
- การใช้คำสำคัญ (Keyword Matching): ATS จะใช้คำสำคัญหรือ keywords ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานเพื่อช่วยคัดกรองใบสมัคร ผู้สมัครที่มีคำสำคัญตรงกับสิ่งที่บริษัทต้องการจะได้รับการคัดเลือกในขั้นตอนถัดไป
- เช่น หากตำแหน่งงานต้องการทักษะการใช้ “Java” และ “Python” หากเรซูเม่ของผู้สมัครมีคำว่า “Java” และ “Python” จะถูกคัดเลือกให้เข้าสู่กระบวนการถัดไป
- การคัดกรองตามพารามิเตอร์ที่กำหนด: ATS ยังสามารถคัดกรองใบสมัครตามพารามิเตอร์ต่าง ๆ ที่กำหนด เช่น ประสบการณ์การทำงาน (จำนวนปี), การศึกษา, ทักษะเฉพาะ หรือที่อยู่ ซึ่งทำให้สามารถลดจำนวนใบสมัครที่ไม่เหมาะสมได้
- การให้คะแนนใบสมัคร (Scoring): บางระบบ ATS มีฟังก์ชันการให้คะแนนผู้สมัคร (Scoring system) โดยคำนวณจากการตรงกับคำสำคัญหรือพารามิเตอร์ต่าง ๆ ทำให้ HR สามารถเห็นภาพรวมได้ง่ายว่าใบสมัครไหนมีคุณสมบัติตรงตามตำแหน่งมากที่สุด
3. การจัดระเบียบข้อมูลผู้สมัคร (Candidate Database)
- ฐานข้อมูลที่สามารถค้นหาได้: หลังจากคัดกรองใบสมัครแล้ว ข้อมูลของผู้สมัครจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่สามารถค้นหาได้อย่างง่ายดาย เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา, ประสบการณ์การทำงาน, ทักษะ, และข้อมูลอื่น ๆ
- สามารถดูประวัติผู้สมัครได้ในที่เดียว: ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (HR) สามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของผู้สมัครที่มีในระบบได้จากที่เดียว รวมถึงประวัติการสมัครงานก่อนหน้า, การสัมภาษณ์, การทดสอบ และความคิดเห็นจากทีมสัมภาษณ์
4. การสื่อสารกับผู้สมัคร (Communication with Candidates)
- ส่งอีเมลอัตโนมัติ: ATS สามารถส่งอีเมลให้ผู้สมัคร เช่น อีเมลยืนยันการสมัครงาน, การยืนยันการสัมภาษณ์, หรือแม้กระทั่งการแจ้งผลสัมภาษณ์ผ่านอีเมล โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยมือ
- การตั้งค่าการสัมภาษณ์: ATS อาจเชื่อมต่อกับปฏิทิน (เช่น Google Calendar, Microsoft Outlook) เพื่ออำนวยความสะดวกในการนัดหมายการสัมภาษณ์ระหว่างผู้สมัครและทีม HR
5. การประเมินและสัมภาษณ์ (Interview and Evaluation)
- การนัดหมายสัมภาษณ์: เมื่อผู้สมัครได้รับการคัดเลือกให้สัมภาษณ์ ระบบ ATS จะช่วยส่งคำเชิญและรายละเอียดการสัมภาษณ์ (เวลา, สถานที่, รูปแบบ) ไปยังผู้สมัคร
- การติดตามสถานะ: ATS สามารถติดตามสถานะของผู้สมัครแต่ละคนในกระบวนการสัมภาษณ์ได้ ซึ่งอาจมีหลายขั้นตอน เช่น สัมภาษณ์เบื้องต้น, การสัมภาษณ์ทางเทคนิค, การสัมภาษณ์กับผู้จัดการ
- การประเมินผล: หลังจากการสัมภาษณ์ ATS ช่วยให้สามารถเก็บความคิดเห็นและคะแนนจากทีมสัมภาษณ์ได้ในที่เดียว เพื่อให้การตัดสินใจในการเลือกผู้สมัครมีข้อมูลประกอบมากขึ้น
6. การเสนอให้ตำแหน่งงาน (Job Offer)
- การส่งข้อเสนอ: เมื่อเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดได้แล้ว ATS จะสามารถสร้างข้อเสนอการทำงานและส่งไปยังผู้สมัครโดยอัตโนมัติ ซึ่งอาจรวมถึงรายละเอียดต่าง ๆ เช่น เงินเดือน, สวัสดิการ, ข้อกำหนดการเริ่มงาน
- การติดตามการตอบรับข้อเสนอ: ระบบสามารถติดตามการตอบรับจากผู้สมัคร และแจ้งเตือน HR หากผู้สมัครไม่ได้ตอบกลับข้อเสนอภายในเวลาที่กำหนด
7. การสร้างรายงานและการวิเคราะห์ (Reporting and Analytics)
- การวิเคราะห์ประสิทธิภาพ: ATS สามารถสร้างรายงานสรุปเกี่ยวกับกระบวนการสรรหาต่าง ๆ เช่น จำนวนผู้สมัครที่ยื่นใบสมัคร, จำนวนผู้ที่ผ่านการคัดเลือก, ความเร็วในการจ้างงาน, และประสิทธิภาพของช่องทางการสมัครงาน
- การพัฒนากระบวนการ: ข้อมูลจากรายงานเหล่านี้สามารถใช้ในการปรับปรุงกระบวนการสรรหา เช่น การเลือกช่องทางที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดหรือการคัดกรองผู้สมัครได้ดีขึ้น
8. การรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
- การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล: ATS จะมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ปกป้องข้อมูลส่วนตัวของผู้สมัคร เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะไม่รั่วไหลหรือถูกนำไปใช้ในทางที่ไม่เหมาะสม
- การปฏิบัติตามกฎหมาย: ระบบต้องปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับต่าง ๆ เกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เช่น กฎหมาย GDPR (General Data Protection Regulation) ในยุโรป
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน HR
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำศัพท์ทาง HR
