Reference Check หรือ การตรวจสอบประวัติอ้างอิง คือกระบวนการที่นายจ้างหรือองค์กรใช้เพื่อตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครงานจากบุคคลที่สามารถให้ข้อมูลอ้างอิงได้ เช่น ผู้บังคับบัญชาในที่ทำงานเดิม เพื่อนร่วมงาน หรือผู้ที่มีความรู้เกี่ยวกับผู้สมัครในเชิงอาชีพ กระบวนการนี้มีจุดมุ่งหมายหลักในการประเมินความสามารถและความน่าเชื่อถือของผู้สมัคร รวมถึงการยืนยันข้อมูลในประวัติการทำงานและพฤติกรรมของผู้สมัครที่อาจไม่สามารถพบเห็นได้จากการสัมภาษณ์หรือเอกสารอื่น ๆ
1. การขออนุญาตจากผู้สมัคร
- ก่อนที่นายจ้างจะเริ่มกระบวนการตรวจสอบประวัติอ้างอิงกับบุคคลที่ผู้สมัครได้ให้ข้อมูลไว้ นายจ้างจะต้องขออนุญาตจากผู้สมัครก่อนเพื่อให้เป็นไปตามหลักการด้านความเป็นส่วนตัวและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การขออนุญาตนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าผู้สมัครยินยอมให้ข้อมูลส่วนตัวของเขาถูกเปิดเผยแก่บุคคลที่สาม
2. การเลือกบุคคลที่ให้ข้อมูลอ้างอิง
- ผู้สมัครจะต้องระบุชื่อบุคคลที่สามารถให้ข้อมูลอ้างอิงได้ ซึ่งบุคคลเหล่านี้อาจประกอบไปด้วย:
- หัวหน้างานหรือผู้บังคับบัญชาเดิม: พวกเขาจะสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน การประเมินผลงาน และทักษะของผู้สมัครได้
- เพื่อนร่วมงาน: เพื่อนร่วมงานที่ทำงานใกล้ชิดกับผู้สมัครจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะการทำงาน ความสามารถในการทำงานเป็นทีม หรือวิธีการจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้น
- ลูกค้า/คู่ค้า: ถ้าผู้สมัครเคยทำงานกับลูกค้าหรือคู่ค้า ก็สามารถใช้บุคคลเหล่านี้เป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิงได้
3. การติดต่อและตั้งคำถามกับบุคคลที่ให้ข้อมูลอ้างอิง
- เมื่อได้รับข้อมูลอ้างอิงแล้ว นายจ้างจะติดต่อบุคคลเหล่านี้เพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัคร ขั้นตอนนี้สามารถทำได้ทั้งทางโทรศัพท์, อีเมล์, หรือแม้กระทั่งผ่านแบบฟอร์มออนไลน์ ขึ้นอยู่กับกระบวนการที่นายจ้างใช้
คำถามที่อาจจะถูกถามจากบุคคลที่ให้ข้อมูลอ้างอิง
- การทำงานร่วมกับผู้อื่น: “ผู้สมัครทำงานร่วมกับทีมได้ดีหรือไม่?” หรือ “ผู้สมัครสามารถสร้างสัมพันธ์ที่ดีและมีความร่วมมือในทีมได้หรือไม่?”
- การประสิทธิภาพในการทำงาน: “ผู้สมัครมีความสามารถในการทำงานตามเป้าหมายหรือไม่?” หรือ “ผู้สมัครสามารถจัดการกับงานที่มีความท้าทายหรือไม่?”
- ทักษะการแก้ปัญหา: “ผู้สมัครสามารถจัดการกับสถานการณ์ที่มีความเครียดหรือปัญหาที่เกิดขึ้นได้ดีหรือไม่?”
- ลักษณะการทำงาน: “ผู้สมัครมีความรับผิดชอบในงานที่ได้รับมอบหมายหรือไม่?” หรือ “ผู้สมัครทำงานได้ตามกำหนดเวลาและคุณภาพที่คาดหวังหรือไม่?”
- ข้อแนะนำ: “คุณจะจ้างผู้สมัครอีกครั้งหรือไม่?” หรือ “ถ้ามีข้อแนะนำอะไรเกี่ยวกับผู้สมัคร?”
4. การตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการทำงานและทักษะ
- นายจ้างจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับจากบุคคลที่ให้ข้อมูลอ้างอิงเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลที่ผู้สมัครให้ไว้ตรงกับข้อมูลที่อ้างอิงหรือไม่ เช่น การยืนยันตำแหน่งงาน ระยะเวลาทำงาน และประสิทธิภาพในการทำงาน ข้อมูลที่ได้รับอาจช่วยเสริมการตัดสินใจในขั้นตอนนี้
5. การประเมินข้อมูลที่ได้รับ
- หลังจากได้รับข้อมูลจากบุคคลที่ให้ข้อมูลอ้างอิงแล้ว นายจ้างจะทำการประเมินข้อมูลเหล่านั้นเพื่อหาข้อสรุปเกี่ยวกับความเหมาะสมของผู้สมัคร การประเมินนี้จะเกี่ยวข้องกับหลายปัจจัย เช่น ความสามารถในการทำงาน, พฤติกรรมในการทำงาน, และการทำงานร่วมกับผู้อื่น
- นายจ้างจะต้องพิจารณาข้อมูลจากหลายมุมมอง เช่น ความสอดคล้องกับข้อมูลที่ผู้สมัครให้ไว้, ความคาดหวังขององค์กร, และข้อคิดเห็นจากหลายแหล่งที่ให้ข้อมูล
6. การตัดสินใจ
- เมื่อได้ข้อมูลจากบุคคลที่ให้ข้อมูลอ้างอิงแล้ว นายจ้างจะทำการตัดสินใจว่าผู้สมัครเหมาะสมกับตำแหน่งที่เปิดรับหรือไม่ ขั้นตอนนี้อาจรวมถึงการเปรียบเทียบผู้สมัครคนอื่น ๆ และพิจารณาองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ทักษะ ความสามารถทางเทคนิค วัฒนธรรมองค์กร และคุณสมบัติทางด้านอาชีพ
7. การแจ้งผลให้ผู้สมัครทราบ
- หลังจากที่นายจ้างตัดสินใจแล้ว อาจมีการแจ้งผลแก่ผู้สมัครเกี่ยวกับการตัดสินใจนั้น ซึ่งอาจเป็นการเสนอรับผู้สมัครเข้าทำงานหรือแจ้งผลการไม่เลือกผู้สมัคร การแจ้งผลนี้จะต้องทำด้วยความสุภาพและเป็นมืออาชีพ
8. การเก็บข้อมูลอ้างอิง
- หากผู้สมัครได้รับการคัดเลือกให้เข้าทำงาน นายจ้างอาจเก็บข้อมูลอ้างอิงเหล่านี้ไว้ในระบบฐานข้อมูลสำหรับการตรวจสอบในอนาคต เพื่อใช้ในการประเมินผลการทำงานหรือเพื่อการพัฒนาองค์กรในระยะยาว
วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบประวัติอ้างอิง
- ยืนยันความถูกต้องของข้อมูล การตรวจสอบประวัติอ้างอิงช่วยยืนยันข้อมูลที่ผู้สมัครได้ระบุไว้ในประวัติการทำงานหรือใบสมัคร เช่น ประสบการณ์การทำงาน ตำแหน่งที่เคยดำรง หรือทักษะที่มีจริง ซึ่งช่วยป้องกันการหลอกลวงหรือการบิดเบือนข้อมูลจากผู้สมัคร
- ประเมินความสามารถและทักษะการทำงาน การตรวจสอบจากผู้ที่เคยทำงานร่วมกับผู้สมัครช่วยให้นายจ้างสามารถประเมินทักษะ ความสามารถ และวิธีการทำงานของผู้สมัครได้ดียิ่งขึ้น เช่น ความสามารถในการทำงานเป็นทีม ความรับผิดชอบ ความซื่อสัตย์ หรือการแก้ไขปัญหา
- ตรวจสอบประวัติด้านพฤติกรรมและทัศนคติ การพูดคุยกับผู้ที่เคยทำงานร่วมกันช่วยให้สามารถประเมินพฤติกรรมการทำงานของผู้สมัครได้ เช่น ความทุ่มเทในการทำงาน ความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดัน หรือทัศนคติต่อองค์กร
- ลดความเสี่ยงในการจ้างงาน การตรวจสอบประวัติอ้างอิงสามารถช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการจ้างบุคคลที่มีประวัติไม่ดี เช่น การขาดความรับผิดชอบ ความไม่เหมาะสมในการทำงาน หรือปัญหาด้านความประพฤติ
- ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการตัดสินใจ ข้อมูลจากการตรวจสอบประวัติอ้างอิงช่วยเสริมการตัดสินใจของนายจ้าง โดยให้นายจ้างเห็นภาพรวมของผู้สมัครจากหลายมุมมอง และสามารถเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งงาน
- สร้างความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือในการสรรหาบุคลากร การตรวจสอบประวัติอ้างอิงช่วยให้กระบวนการสรรหามีความโปร่งใสและเชื่อถือได้ ซึ่งทำให้ทั้งผู้สมัครและองค์กรมั่นใจได้ว่าการตัดสินใจเกิดจากข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้อง
ประโยชน์ของการตรวจสอบประวัติอ้างอิง
- ยืนยันข้อมูล: ช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ผู้สมัครให้ไว้ในประวัติการทำงานหรือใบสมัครเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง และไม่มีการหลอกลวงหรือการบิดเบือนข้อมูลใดๆ
- ประเมินคุณสมบัติทางวิชาชีพ: การตรวจสอบประวัติอ้างอิงช่วยให้นายจ้างได้รับความคิดเห็นจากบุคคลที่เคยทำงานร่วมกับผู้สมัคร ซึ่งสามารถช่วยประเมินทักษะ ความสามารถในการทำงาน หรือบุคลิกภาพของผู้สมัครได้อย่างลึกซึ้ง
- ลดความเสี่ยงในการเลือกผู้สมัคร: การตรวจสอบประวัติอ้างอิงสามารถช่วยป้องกันการจ้างงานบุคคลที่อาจไม่เหมาะสมหรือมีประวัติที่ไม่ดีในการทำงาน ซึ่งอาจทำให้องค์กรประสบปัญหาภายหลัง
- ความน่าเชื่อถือและการป้องกันปัญหาทางกฎหมาย: การมีการตรวจสอบอ้างอิงจากบุคคลที่มีความน่าเชื่อถือ สามารถลดความเสี่ยงทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นจากการจ้างงานบุคคลที่ไม่เหมาะสมหรือมีปัญหาทางกฎหมายมาก่อน
- ช่วยในการตัดสินใจ: การตรวจสอบอ้างอิงช่วยให้กระบวนการตัดสินใจในการเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุดในการทำงานเป็นไปได้ดีขึ้น โดยมีข้อมูลเสริมที่ช่วยในการประเมินผู้สมัครจากหลายๆ ด้าน
- ส่งเสริมความโปร่งใส: การตรวจสอบประวัติอ้างอิงสร้างความโปร่งใสในกระบวนการคัดเลือกผู้สมัครงาน และช่วยให้ทุกฝ่ายได้รับข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับประวัติและคุณสมบัติของผู้สมัคร
ข้อควรระวัง Reference Check
- ขออนุญาตจากผู้สมัครก่อน
ก่อนที่จะทำการติดต่อผู้ที่ให้ข้อมูลอ้างอิง ควรขออนุญาตจากผู้สมัครก่อน เพื่อให้ผู้สมัครรู้และสามารถเตรียมตัวสำหรับการตรวจสอบ รวมทั้งยังเป็นการแสดงความเคารพสิทธิส่วนบุคคลของผู้สมัคร
- เลือกแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือ
ควรตรวจสอบประวัติอ้างอิงจากแหล่งข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือและตรงกับข้อมูลที่ผู้สมัครให้มา เช่น ผู้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานที่เคยทำงานใกล้ชิดกับผู้สมัครในตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง
- หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้อง
การตรวจสอบประวัติอ้างอิงควรจำกัดเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เช่น ความสามารถในการทำงาน ความรับผิดชอบ และทัศนคติในการทำงาน หลีกเลี่ยงการถามข้อมูลส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น สถานภาพการสมรส หรือความคิดเห็นทางการเมือง ซึ่งอาจเป็นการละเมิดสิทธิส่วนบุคคล
- ใช้ข้อมูลอ้างอิงหลายแหล่ง
ไม่ควรพึ่งพาข้อมูลจากแหล่งเดียว ควรตรวจสอบประวัติอ้างอิงจากหลายแหล่งเพื่อให้ได้มุมมองที่หลากหลายและครบถ้วน ซึ่งจะช่วยให้การประเมินผู้สมัครมีความแม่นยำมากขึ้น
- ระมัดระวังการตีความข้อมูล
ข้อมูลที่ได้รับจากการตรวจสอบอ้างอิงอาจมีการตีความที่แตกต่างกันตามมุมมองของผู้ที่ให้ข้อมูล ควรระมัดระวังในการตีความข้อมูลเหล่านี้และพิจารณาจากหลายๆ ด้าน ไม่ให้ความสำคัญกับคำพูดบางคำที่อาจไม่ครบถ้วนหรือไม่สมบูรณ์
- อย่าให้ข้อมูลที่ละเมิดสิทธิผู้สมัคร
ระมัดระวังในการให้ข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครที่อาจละเมิดสิทธิส่วนบุคคล เช่น การเผยแพร่ความคิดเห็นที่ไม่เป็นกลาง หรือการบอกลักษณะส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน อาจทำให้เกิดข้อพิพาททางกฎหมายได้
- ระวังข้อมูลที่ไม่เป็นจริงหรือมีอคติ
บางครั้งผู้ที่ให้ข้อมูลอ้างอิงอาจมีความรู้สึกหรืออคติส่วนตัวเกี่ยวกับผู้สมัคร ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลที่ได้ไม่เป็นกลาง ควรพิจารณาด้วยความระมัดระวัง และหากจำเป็นต้องทำการตรวจสอบข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติม
- รักษาความลับและข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อมูลที่ได้จากการตรวจสอบประวัติอ้างอิงควรเก็บรักษาเป็นความลับ และไม่เปิดเผยข้อมูลเหล่านั้นโดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้สมัคร เพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดความเป็นส่วนตัว
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน HR
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำศัพท์ทาง HR
