การสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก หรือที่เรียกว่า “Exit Interview” คือกระบวนการสัมภาษณ์พนักงานที่ตัดสินใจลาออกจากองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์หลักในการเก็บข้อมูลและความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานของพนักงานในองค์กร เพื่อช่วยให้องค์กรเข้าใจถึงสาเหตุที่ทำให้พนักงานลาออก และนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการพัฒนาและปรับปรุงการทำงานในอนาคต
วัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์พนักงานลาออก
- รับข้อมูลเกี่ยวกับสาเหตุของการลาออก
ช่วยให้ผู้บริหารทราบเหตุผลที่แท้จริงว่าทำไมพนักงานถึงตัดสินใจลาออก เช่น ความไม่พึงพอใจในงาน ความเครียดจากการทำงาน หรือปัญหากับหัวหน้างาน เป็นต้น - ประเมินสิ่งที่ดีและที่ต้องปรับปรุงในองค์กร
พนักงานที่ลาออกสามารถให้ข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับสิ่งที่องค์กรทำได้ดีและสิ่งที่องค์กรสามารถปรับปรุงได้ เช่น บรรยากาศการทำงาน การฝึกอบรม หรือการบริหารจัดการ - ลดอัตราการลาออกในอนาคต
โดยการนำข้อมูลจากการสัมภาษณ์มาปรับปรุงการบริหารจัดการพนักงาน การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้น หรือการปรับนโยบายภายในองค์กร - เสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีหลังการลาออก
การสัมภาษณ์ลาออกเป็นโอกาสที่พนักงานสามารถแสดงความรู้สึกและความคิดเห็นที่อาจไม่เคยมีโอกาสพูดในระหว่างทำงาน การทำให้พนักงานรู้สึกว่าความคิดเห็นของเขามีค่าและได้รับการพิจารณาสามารถช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในอนาคต
กระบวนการทำสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก
- เตรียมคำถาม
คำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออกควรเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็นได้อย่างเต็มที่ โดยอาจแบ่งคำถามออกเป็นหมวดหมู่ เช่น- เกี่ยวกับงานและบทบาท: “งานที่คุณทำตรงกับความคาดหวังของคุณหรือไม่?”
- เกี่ยวกับความสัมพันธ์กับผู้บังคับบัญชา: “คุณมีปัญหากับการบริหารจัดการจากหัวหน้างานหรือไม่?”
- เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงาน: “คุณรู้สึกว่าองค์กรให้การสนับสนุนที่ดีในการทำงานหรือไม่?”
- เกี่ยวกับโอกาสในการเติบโตในองค์กร: “คุณรู้สึกว่ามีโอกาสในการพัฒนาอาชีพภายในองค์กรหรือไม่?”
- การสัมภาษณ์จริง
ผู้สัมภาษณ์ควรเป็นบุคคลที่ไม่ได้มีบทบาทในการตัดสินใจเกี่ยวกับการลาออก เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับฝ่ายงานที่พนักงานทำงานอยู่ เพื่อให้พนักงานรู้สึกสบายใจและพูดความจริงได้เต็มที่ - การเก็บข้อมูลและการวิเคราะห์
หลังการสัมภาษณ์ ควรมีการเก็บข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์และวิเคราะห์เพื่อหาความเชื่อมโยงหรือแนวโน้มที่เกิดขึ้นจากหลายๆ กรณี เช่น หากพนักงานส่วนใหญ่ระบุว่าไม่พอใจกับการบริหารจัดการของผู้บังคับบัญชา ก็อาจเป็นสัญญาณว่าองค์กรต้องพิจารณาการฝึกอบรมผู้บังคับบัญชาหรือปรับปรุงแนวทางการบริหารจัดการ - การนำข้อมูลไปปรับปรุง
ข้อมูลที่ได้จาก Exit Interview ควรนำมาวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงาน หรือสภาพแวดล้อมในองค์กร เช่น การปรับปรุงนโยบายแรงงาน การเสริมสร้างการฝึกอบรม หรือการพัฒนาทักษะของพนักงาน
คำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก (ตัวอย่าง)
คำถามใน Exit Interview ควรมีความหลากหลาย ครอบคลุมประเด็นต่างๆ และกระตุ้นให้พนักงานแสดงความคิดเห็นอย่างเปิดเผย ตัวอย่างคำถาม
1. คำถามเกี่ยวกับสาเหตุการลาออก
- “อะไรเป็นเหตุผลหลักที่ทำให้คุณตัดสินใจลาออกจากบริษัท?”
- “มีอะไรที่บริษัทหรือผู้บังคับบัญชาสามารถทำเพื่อให้คุณยังคงทำงานที่นี่ต่อไปได้หรือไม่?”
- “คุณเคยพิจารณาการเปลี่ยนแปลงอะไรในงานของคุณก่อนที่จะตัดสินใจลาออกหรือไม่?”
2. คำถามเกี่ยวกับการทำงานและบทบาท
- “งานที่คุณทำตรงกับความคาดหวังของคุณหรือไม่?”
- “คุณรู้สึกว่าได้รับความท้าทายและพัฒนาทักษะจากงานที่ทำหรือไม่?”
- “คุณเคยรู้สึกว่าหน้าที่หรือบทบาทของคุณไม่ชัดเจนไหม?”
3. คำถามเกี่ยวกับการบริหารจัดการและหัวหน้างาน
- “คุณมีความพึงพอใจกับการบริหารจัดการจากหัวหน้างานของคุณหรือไม่?”
- “คุณรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนหรือคำแนะนำที่ดีจากหัวหน้างานหรือไม่?”
- “หัวหน้างานของคุณมีวิธีการสื่อสารกับทีมงานอย่างไร? คุณคิดว่าเหมาะสมหรือไม่?”
4. คำถามเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในที่ทำงาน
- “คุณรู้สึกว่าเพื่อนร่วมงานและทีมงานของคุณสนับสนุนซึ่งกันและกันดีเพียงใด?”
- “คุณมีปัญหาหรือความขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงานหรือไม่? หากมี คุณสามารถจัดการได้ดีแค่ไหน?”
- “คุณรู้สึกว่าองค์กรมีความหลากหลายและเปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วมมากน้อยเพียงใด?”
5. คำถามเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงาน
- “คุณคิดว่าองค์กรมีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดีและมีประสิทธิภาพหรือไม่?”
- “คุณรู้สึกว่าองค์กรใส่ใจในความเป็นอยู่ของพนักงานหรือไม่?”
- “มีสิ่งใดในสถานที่ทำงานที่คุณคิดว่าองค์กรควรปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลง?”
6. คำถามเกี่ยวกับโอกาสในการเติบโต
- “คุณคิดว่าองค์กรมีโอกาสในการเติบโตและพัฒนาอาชีพให้กับพนักงานหรือไม่?”
- “คุณรู้สึกว่าองค์กรให้การสนับสนุนด้านการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะอย่างเพียงพอหรือไม่?”
- “คุณคิดว่าหากคุณอยู่ในบริษัทต่อไป อาชีพของคุณจะสามารถเติบโตไปได้ในทิศทางที่คุณต้องการหรือไม่?”
7. คำถามเกี่ยวกับการชดเชยและผลประโยชน์
- “คุณพึงพอใจกับสวัสดิการและผลประโยชน์ที่ได้รับจากบริษัทหรือไม่?”
- “คุณคิดว่าเงินเดือนและโบนัสที่ได้รับจากบริษัทเหมาะสมกับการทำงานที่คุณทำหรือไม่?”
8. คำถามเกี่ยวกับคำแนะนำและข้อเสนอแนะ
- “คุณมีคำแนะนำอะไรสำหรับบริษัทในการปรับปรุงการทำงานหรือสภาพแวดล้อมในองค์กร?”
- “มีอะไรที่คุณคิดว่าบริษัทควรปรับปรุงในกระบวนการการทำงานเพื่อให้พนักงานรู้สึกพึงพอใจมากขึ้น?”
- “หากมีโอกาส คุณจะกลับมาทำงานกับบริษัทนี้อีกไหม? ทำไม?”
9. คำถามเกี่ยวกับประสบการณ์ในองค์กร
- “สิ่งใดที่คุณชื่นชอบที่สุดเกี่ยวกับการทำงานที่บริษัทนี้?”
- “อะไรที่ทำให้คุณรู้สึกว่าการทำงานที่นี่เป็นประสบการณ์ที่ดี?”
- “คุณคิดว่าบริษัทนี้มีวัฒนธรรมองค์กรอย่างไร? คุณรู้สึกว่ามันสนับสนุนหรือขัดแย้งกับคุณหรือไม่?”
ตัวอย่างสถานการณ์สัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก
พนักงาน: นาย A ทำงานในตำแหน่ง Marketing มา 3 ปี ตัดสินใจลาออกไปทำงานที่บริษัทคู่แข่ง
ผู้สัมภาษณ์: เจ้าหน้าที่ HR
บทสนทนา (บางส่วน):
- HR: “สวัสดีครับคุณ A ขอบคุณที่สละเวลามาพูดคุยกับเราในวันนี้ เราอยากทราบว่าอะไรคือเหตุผลหลักที่ทำให้คุณตัดสินใจลาออกจากงานครับ?”
- A: “สวัสดีครับ เหตุผลหลักคือผมได้รับข้อเสนอที่ดีกว่าจากบริษัทคู่แข่ง ทั้งในด้านเงินเดือนและโอกาสในการเติบโตในสายงานครับ”
- HR: “เข้าใจครับ แล้วในระหว่างที่ทำงานกับเรา คุณมีประสบการณ์อย่างไรบ้างครับ?”
- A: “โดยรวมแล้วผมมีความสุขกับการทำงานที่นี่ครับ เพื่อนร่วมงานและหัวหน้าก็ดี แต่ผมรู้สึกว่าโอกาสในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะใหม่ๆ ค่อนข้างจำกัด”
- HR: “มีอะไรที่คุณคิดว่าบริษัทควรปรับปรุงเพื่อพัฒนาพนักงานบ้างครับ?”
- A: “ผมคิดว่าบริษัทควรมีโปรแกรมการฝึกอบรมที่หลากหลายและต่อเนื่องมากขึ้น เพื่อให้พนักงานได้พัฒนาทักษะที่จำเป็นและก้าวทันเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไป”
ข้อควรระวังในการทำสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก
- สร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองและผ่อนคลาย: เพื่อให้พนักงานกล้าแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา
- รักษาความลับของข้อมูล: เพื่อสร้างความไว้วางใจให้กับพนักงาน
- ฟังอย่างตั้งใจและไม่ตัดสิน: เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วนและเป็นประโยชน์
- นำข้อมูลไปใช้ในการปรับปรุง: เพื่อให้ Exit Interview มีคุณค่าและเกิดประโยชน์ต่อองค์กรอย่างแท้จริง
สรุป
การสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออกถือเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการพัฒนาและปรับปรุงองค์กร โดยช่วยให้ทราบถึงสาเหตุที่แท้จริงของการลาออกและข้อมูลที่มีค่าในการสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีขึ้น ซึ่งสามารถช่วยลดอัตราการลาออกและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานในอนาคตได้
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน HR
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำศัพท์ทาง HR
