HRIS (Human Resource Information System) หรือ ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล เป็นระบบที่ใช้ในการจัดเก็บและบริหารจัดการข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลในองค์กร เช่น ข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน ข้อมูลการจ่ายเงินเดือน ข้อมูลการประเมินผลการทำงาน การฝึกอบรม การลา และประวัติการทำงาน ระบบนี้มีบทบาทสำคัญในการช่วยองค์กรในการจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจในด้านทรัพยากรบุคคลที่มีความแม่นยำและมีประสิทธิผล
ทำไมต้องใช้ HRIS
- เพิ่มประสิทธิภาพ: ช่วยลดงานที่ซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล และทำให้กระบวนการทำงานด้านทรัพยากรบุคคลรวดเร็วขึ้น
- ข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบัน: ข้อมูลของพนักงานถูกเก็บรวบรวมและอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันได้ตลอดเวลา
- การตัดสินใจที่แม่นยำ: ข้อมูลที่ได้จาก HRIS สามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล เช่น การวางแผนกำลังคน การพัฒนาพนักงาน และการบริหารค่าตอบแทน
- ลดต้นทุน: ช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล เช่น ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร และค่าใช้จ่ายในการประมวลผลข้อมูล
- เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน: เมื่อพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลเกี่ยวกับสวัสดิการต่างๆ ได้อย่างสะดวกสบาย จะส่งผลให้พนักงานมีความพึงพอใจในการทำงานเพิ่มขึ้น
ฟังก์ชันหลักของ HRIS Human Resource Information System
HRIS มีฟังก์ชันหลายอย่างที่ช่วยในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่:
- การจัดการข้อมูลพนักงาน (Employee Information Management)
- การบันทึกและจัดเก็บข้อมูลพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน ข้อมูลการจ่ายเงินเดือน และข้อมูลเกี่ยวกับผลการประเมินต่างๆ
- ตัวอย่าง: ระบบ HRIS อาจจัดเก็บข้อมูลของพนักงานเช่น วันเกิด, ตำแหน่งงาน, วันที่เริ่มทำงาน, ข้อมูลทางการศึกษา และการฝึกอบรมที่ได้รับ
- การจัดการเงินเดือนและสวัสดิการ (Payroll and Benefits Management)
- ระบบ HRIS ช่วยในการคำนวณเงินเดือน การหักภาษี การจัดการสวัสดิการต่างๆ เช่น ประกันสุขภาพและการลาพักร้อน
- ตัวอย่าง: เมื่อพนักงานทำการขอลาพักร้อน ระบบ HRIS จะคำนวณจำนวนวันลาและหักออกจากเงินเดือนของพนักงานในเดือนนั้นๆ
- การจัดการการประเมินผลการทำงาน (Performance Management)
- การบันทึกและติดตามการประเมินผลการทำงานของพนักงาน รวมถึงการตั้งเป้าหมายและประเมินผลการทำงานตามเกณฑ์ที่กำหนด
- ตัวอย่าง: ระบบ HRIS อาจใช้ข้อมูลจากการประเมินผลการทำงานในแต่ละไตรมาสเพื่อให้ผู้จัดการสามารถติดตามการพัฒนาของพนักงานและปรับปรุงกระบวนการทำงานได้
- การจัดการการฝึกอบรม (Training and Development Management)
- ระบบช่วยในการติดตามการฝึกอบรมที่พนักงานได้รับ และสามารถจัดการโปรแกรมการพัฒนาอาชีพได้อย่างมีระเบียบ
- ตัวอย่าง: เมื่อพนักงานเข้าอบรมในหลักสูตรต่างๆ ระบบ HRIS จะบันทึกข้อมูลและสามารถรายงานผลการเรียนรู้หรือการผ่านการฝึกอบรมได้
- การจัดการการลาและเวลาทำงาน (Leave and Attendance Management)
- ระบบ HRIS จะช่วยติดตามวันลาของพนักงาน เช่น การลาป่วย ลาพักร้อน และการขาดงาน รวมถึงการบันทึกเวลาการทำงาน
- ตัวอย่าง: ระบบสามารถบันทึกจำนวนวันที่พนักงานขอลาและสามารถคำนวณจำนวนวันลาคงเหลือในแต่ละปี
- การจัดการการสรรหาพนักงาน (Recruitment Management)
- ระบบ HRIS ช่วยในการติดตามข้อมูลเกี่ยวกับการสรรหาพนักงานใหม่ ตั้งแต่การโพสต์ตำแหน่งงานจนถึงการสัมภาษณ์และการเลือกผู้สมัคร
- ตัวอย่าง: ระบบ HRIS สามารถติดตามประวัติการสมัครงานของผู้สมัครแต่ละคนและช่วยในการคัดกรองใบสมัครเพื่อเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการ
ประโยชน์ของ HRIS
การใช้ HRIS ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการทรัพยากรบุคคลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีประโยชน์หลายประการ:
- ประหยัดเวลาและแรงงาน: ระบบช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการจัดการข้อมูลแบบเดิม เช่น การกรอกข้อมูลด้วยมือ และการบันทึกข้อมูลในรูปแบบกระดาษ ทำให้การทำงานเร็วขึ้นและมีความแม่นยำ
- ตัวอย่าง: แทนที่เจ้าหน้าที่ HR จะต้องคำนวณเงินเดือนด้วยตนเอง ระบบ HRIS จะทำการคำนวณและตรวจสอบให้โดยอัตโนมัติ
- ข้อมูลที่แม่นยำและโปร่งใส: ระบบ HRIS ช่วยให้ข้อมูลต่างๆ มีความโปร่งใสและสามารถเข้าถึงได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการประเมินผล, ข้อมูลการเงิน หรือข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน
- ตัวอย่าง: ผู้จัดการสามารถดูข้อมูลการทำงานของพนักงานได้จากระบบโดยตรง และตรวจสอบข้อมูลการลาและวันหยุดได้ทันที
- การตัดสินใจที่ดีขึ้น: ด้วยข้อมูลที่ถูกจัดเก็บและวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็ว HRIS ช่วยให้ผู้บริหาร HR สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการวางแผนทรัพยากรบุคคลในอนาคต
- ตัวอย่าง: ระบบสามารถแสดงรายงานการประเมินผลการทำงานของพนักงานทั้งหมดในปีที่ผ่านมา ทำให้สามารถตัดสินใจในการโปรโมทหรือให้รางวัลพนักงานได้อย่างมีข้อมูลสนับสนุน
- การลดข้อผิดพลาด: ด้วยการทำงานอัตโนมัติและลดการกรอกข้อมูลด้วยมือ ระบบช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการบันทึกข้อมูลหรือคำนวณผลต่างๆ
- ตัวอย่าง: การคำนวณเงินเดือนและการหักภาษีที่แม่นยำในระบบ HRIS ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานด้วยมือ
- การปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน: ระบบ HRIS ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้ง่าย เช่น การขอลาหรือการขอข้อมูลการเงิน ซึ่งทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมและได้รับการดูแลอย่างเต็มที่
- ตัวอย่าง: พนักงานสามารถตรวจสอบวันลาที่เหลือหรือดูประวัติการทำงานผ่านระบบได้ทุกที่ทุกเวลา
ตัวอย่างการใช้งาน HRIS
- บริษัท A ใช้ HRIS ในการจัดการการเงินเดือนพนักงานและการคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ รวมถึงการจัดการกับการลาและวันหยุดต่างๆ ของพนักงาน ระบบสามารถประมวลผลข้อมูลจากตารางเวลาทำงานและคำนวณเงินเดือนที่พนักงานควรได้รับในแต่ละเดือน
- บริษัท B ใช้ HRIS เพื่อจัดการกระบวนการสรรหาพนักงาน โดยให้ผู้สมัครสามารถกรอกข้อมูลและส่งใบสมัครออนไลน์ผ่านระบบ จากนั้นระบบจะทำการคัดกรองใบสมัครตามคุณสมบัติที่ต้องการ และเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุด
ตัวอย่างฟังก์ชันหลักของ HRIS
- การจัดการข้อมูลพนักงาน: เก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล ประวัติการทำงาน ประวัติการศึกษา ข้อมูลติดต่อ และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน
- การบริหารเงินเดือน: คำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส และภาษีอากร
- การลา: บันทึกข้อมูลการลาต่างๆ เช่น ลาป่วย ลาพักร้อน ลาคลอด และอนุมัติการลา
- การประเมินผลการปฏิบัติงาน: จัดทำแบบประเมินผล และเก็บรวบรวมผลการประเมินเพื่อใช้ในการพัฒนาพนักงาน
- การสรรหา: จัดการกระบวนการสรรหาบุคลากร ตั้งแต่การประกาศรับสมัคร ไปจนถึงการเลือกผู้สมัคร
- การฝึกอบรม: จัดการหลักสูตรฝึกอบรม และ ติดตามผลการฝึกอบรมของพนักงาน
- การรายงาน: สร้างรายงานต่างๆ เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลทรัพยากรบุคคล เช่น รายงานการลา รายงานค่าใช้จ่ายด้านทรัพยากรบุคคล และรายงานผลการประเมิน
ตัวอย่างการใช้งาน HRIS ในชีวิตจริง
- พนักงาน: สามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลเงินเดือน และข้อมูลการลาผ่านระบบได้ด้วยตนเอง
- ผู้จัดการ: สามารถเข้าถึงข้อมูลของทีมงานเพื่อทำการประเมินผล และติดตามความคืบหน้าในการทำงาน
- ฝ่ายทรัพยากรบุคคล: สามารถใช้ข้อมูลจาก HRIS ในการวางแผนกำลังคน ประเมินค่าใช้จ่าย และพัฒนาโครงการต่างๆ เพื่อพัฒนาพนักงาน
HRIS (Human Resource Information System) เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการข้อมูลทรัพยากรบุคคลในองค์กร ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงาน HR และทำให้การทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีความแม่นยำสูงขึ้น ด้วยฟังก์ชันที่หลากหลาย เช่น การจัดการข้อมูลพนักงาน การประเมินผลการทำงาน การจัดการเงินเดือนและสวัสดิการ รวมไปถึงการจัดการการสรรหา ทำให้ HRIS เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าในการสนับสนุนการตัดสินใจในด้านทรัพยากรบุคคล
หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผล KPI EsteeMATE มี Features ที่จะช่วยให้คุณประเมินผล KPI ให้กับพนักงานได้ ศึกษาข้อมูลพิ่มเติมได้ ที่นี่
สนใจเริ่มต้นใช้งานระบบประเมินผลออนไลน์ EsteeMATE ติดต่อเราได้ที่นี่