การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) คือกระบวนการที่องค์กรใช้เพื่อเตรียมความพร้อมให้กับบุคลากรในการสืบทอดตำแหน่งสำคัญในองค์กรในอนาคต โดยการวางแผนนี้มักจะถูกใช้เพื่อรับรองว่าองค์กรจะมีผู้นำที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และมีความสามารถในการดำเนินงานต่อไปได้อย่างราบรื่นในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงผู้บริหารหรือบุคคลสำคัญในองค์กร การวางแผนนี้ไม่เพียงแค่การหาผู้สืบทอดตำแหน่งในระดับผู้บริหารสูงสุด แต่ยังรวมถึงตำแหน่งสำคัญทุกระดับในองค์กรด้วย
องค์ประกอบของ การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) มีหลายด้านที่สำคัญ ซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้
1. การประเมินตำแหน่งที่สำคัญ
- การระบุตำแหน่งสำคัญที่จำเป็นต่อการดำเนินงานขององค์กร เช่น ผู้บริหารระดับสูง, ผู้จัดการโครงการ, หรือหัวหน้าทีมต่าง ๆ
- การประเมินตำแหน่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญเพราะจะช่วยให้ทราบว่าองค์กรควรเตรียมตัวอะไรบ้างในกรณีที่เกิดการเปลี่ยนแปลงในตำแหน่งเหล่านี้
2. การประเมินและพัฒนาบุคลากร
- การประเมินคุณสมบัติของบุคลากรในองค์กร เช่น ทักษะ, ความสามารถในการเป็นผู้นำ, ประสบการณ์ หรือศักยภาพในอนาคต
- การพัฒนาบุคลากรเหล่านี้ให้มีความพร้อมและทักษะที่เหมาะสมเพื่อให้สามารถขึ้นมาทำงานในตำแหน่งสำคัญได้ โดยการอบรมและพัฒนาทักษะต่าง ๆ
3. การคัดเลือกและการฝึกอบรมผู้สืบทอด
- การคัดเลือกบุคลากรที่มีศักยภาพในการขึ้นมาดำรงตำแหน่งสำคัญในอนาคต โดยการดูที่ทักษะ, ประสบการณ์ และความมุ่งมั่นในงาน
- การฝึกอบรมและให้การเรียนรู้เพิ่มเติมเพื่อพัฒนาศักยภาพของบุคลากรเหล่านั้นให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมกับตำแหน่งที่จะขึ้นมา
4. การสื่อสารและการเตรียมความพร้อม
- การสื่อสารแผนการสืบทอดตำแหน่งให้แก่บุคลากรในองค์กร เพื่อให้ทุกคนทราบถึงแนวทางและเป้าหมายของการพัฒนาและเตรียมตัวสำหรับการสืบทอดตำแหน่ง
- การเตรียมองค์กรให้พร้อมรับการเปลี่ยนแปลงในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงผู้บริหารหรือบุคลากรที่สำคัญ
5. การทบทวนและปรับปรุงแผนการ
- การทบทวนและปรับปรุงแผนการสืบทอดตำแหน่งอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แผนการนั้นตอบสนองกับการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมภายนอก เช่น ตลาด, เทคโนโลยี หรือความต้องการที่เปลี่ยนไป
- การติดตามความก้าวหน้าของผู้ที่ได้รับการพัฒนาให้มีศักยภาพ และประเมินว่าพวกเขาพร้อมหรือไม่ในการก้าวขึ้นมารับตำแหน่งสำคัญ
6. การเตรียมความพร้อมทางด้านการบริหารความเสี่ยง
- การเตรียมการเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิด เช่น การลาออกของผู้บริหาร หรือการเสียชีวิตของบุคคลที่ดำรงตำแหน่งสำคัญ
- การเตรียมแผนสำรองและการจัดการความเสี่ยงเพื่อให้เกิดผลกระทบน้อยที่สุด
ความสำคัญของ Succession Planning ต่อองค์กร
1. ลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนผู้นำ
การที่องค์กรมีแผนการสืบทอดตำแหน่งที่ชัดเจนสามารถช่วยลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนผู้บริหารหรือบุคลากรสำคัญที่อาจเกิดขึ้นอย่างไม่คาดคิด เช่น การเกษียณของผู้บริหาร หรือการลาออกจากงานของบุคลากรระดับสูง หากไม่มีการเตรียมตัวล่วงหน้า อาจส่งผลให้เกิดความไม่มั่นคงในองค์กรและทำให้ประสิทธิภาพการดำเนินงานลดลง
2. ช่วยสร้างความต่อเนื่องและความมั่นคงในองค์กร
การวางแผนสืบทอดตำแหน่งทำให้สามารถสืบทอดหน้าที่การบริหารหรือการดำเนินงานไปยังบุคลากรที่มีศักยภาพและความรู้ความสามารถที่เหมาะสมได้อย่างไม่สะดุด ส่งผลให้องค์กรสามารถดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ต่อไปได้โดยไม่หยุดชะงัก ความต่อเนื่องนี้เป็นการสร้างความมั่นคงให้กับทั้งพนักงานและลูกค้าขององค์กร
3. พัฒนาบุคลากรและเพิ่มโอกาสในการเติบโต
แผนการสืบทอดตำแหน่งช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาบุคลากรภายในให้มีความพร้อมในการรับผิดชอบงานที่มีความสำคัญและมีบทบาทในอนาคต โดยผ่านการฝึกอบรม การพัฒนาทักษะ และการสั่งสมประสบการณ์ ซึ่งเป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานเติบโตในอาชีพของตัวเองและช่วยให้บุคลากรมีความมั่นใจและมุ่งมั่นในการทำงานมากยิ่งขึ้น
4. เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ
การวางแผนสืบทอดตำแหน่งช่วยให้องค์กรมีแนวทางในการเลือกบุคคลที่มีทักษะและความสามารถที่เหมาะสมกับตำแหน่งที่สำคัญ ซึ่งจะทำให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การเตรียมตัวล่วงหน้าในการค้นหาผู้ที่จะมาทดแทนตำแหน่งสำคัญต่าง ๆ ช่วยให้การตัดสินใจในการเลือกผู้สืบทอดมีความแม่นยำและมีประสิทธิผล
5. สร้างความเชื่อมั่นแก่พนักงาน
เมื่อพนักงานเห็นว่าองค์กรมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่งที่ดีและโปร่งใส จะช่วยให้พนักงานมีความมั่นใจในอนาคตของตนเองในองค์กร พวกเขาจะรู้สึกว่าองค์กรให้ความสำคัญกับการพัฒนาบุคลากร และสามารถเห็นโอกาสในการเติบโตและการเลื่อนตำแหน่งในอนาคต ซึ่งส่งผลให้เกิดความผูกพันและลดอัตราการลาออก
6. รักษาความสามารถในการแข่งขันขององค์กร
ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง การมีบุคลากรที่มีความสามารถและทักษะในตำแหน่งสำคัญเป็นสิ่งที่ช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของตลาดได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การเตรียมบุคลากรที่มีศักยภาพในการสืบทอดตำแหน่งช่วยให้องค์กรไม่เสียเวลาในการหาผู้บริหารหรือผู้จัดการคนใหม่ในระยะสั้น
7. ลดภาระในการสรรหาผู้บริหารภายนอก
การมีแผนสืบทอดตำแหน่งที่ดีทำให้สามารถเลือกผู้บริหารภายในองค์กรมาแทนที่ตำแหน่งสำคัญได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาและทรัพยากรในการหาผู้บริหารจากภายนอก ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและไม่สามารถเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรได้ดีเท่ากับบุคลากรภายใน
ข้อดีของการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง
- ความต่อเนื่องในการบริหาร
การวางแผนสืบทอดตำแหน่งช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความต่อเนื่องในการดำเนินงาน และการตัดสินใจสำคัญๆ ไม่สะดุด เพราะมีการเตรียมคนขึ้นมารับตำแหน่งแทนล่วงหน้า - การพัฒนาบุคลากร
การวางแผนสืบทอดตำแหน่งช่วยให้บุคลากรมีโอกาสพัฒนาทักษะและความรู้เพื่อเตรียมตัวรับตำแหน่งที่สูงขึ้น กระตุ้นให้พวกเขามุ่งมั่นในการทำงานและสร้างแรงจูงใจในการพัฒนาตนเอง - เพิ่มความมั่นใจให้กับผู้บริหาร
ผู้บริหารสามารถมีความมั่นใจได้ว่าองค์กรจะไม่เผชิญกับความยุ่งยากจากการขาดแคลนบุคลากรสำคัญ เพราะมีแผนสำรองในกรณีที่ต้องการเปลี่ยนแปลงบุคคล - ลดความเสี่ยงในการขาดแคลนผู้นำ
เมื่อมีแผนสืบทอดตำแหน่งที่ชัดเจน จะช่วยลดความเสี่ยงในการขาดแคลนผู้นำที่มีความสามารถ และลดผลกระทบจากการขาดผู้นำที่มีความสำคัญ - เสริมสร้างการรักษาความรู้ภายในองค์กร
การฝึกอบรมและเตรียมบุคลากรให้พร้อมขึ้นสู่ตำแหน่งที่สำคัญจะช่วยให้ความรู้ที่มีอยู่ในองค์กรยังคงอยู่และไม่สูญหายไปเมื่อบุคคลสำคัญลาออก
ข้อเสียของการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง
- อาจสร้างความรู้สึกไม่เป็นธรรมในหมู่พนักงาน
หากการวางแผนสืบทอดตำแหน่งไม่ได้โปร่งใส หรือมีการเลือกคนขึ้นตำแหน่งตามความชอบส่วนตัว อาจทำให้เกิดความไม่พอใจในหมู่พนักงานคนอื่นที่ไม่ได้รับโอกาส แม้ว่าพวกเขาจะมีความสามารถเช่นกัน - อาจทำให้การพัฒนาทักษะของบุคลากรที่ไม่ได้เลือกถูกจำกัด
เมื่อมีการมุ่งเน้นไปที่บุคคลที่คาดว่าจะได้รับการโปรโมต ก็อาจทำให้บุคลากรคนอื่นไม่ได้รับโอกาสในการพัฒนาตนเองอย่างเต็มที่ ส่งผลให้ขาดความหลากหลายในการพัฒนาทักษะ - การลงทุนในระยะยาว
การเตรียมแผนสืบทอดตำแหน่งต้องใช้เวลาและทรัพยากรในการฝึกอบรมและพัฒนา ทรัพยากรบุคคลอาจต้องถูกจัดสรรไปยังโปรแกรมฝึกอบรม ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและอาจไม่คุ้มค่าในระยะสั้น - การคาดการณ์ผิดพลาด
แผนสืบทอดตำแหน่งที่ดีอาจไม่สามารถคาดการณ์ได้อย่างแม่นยำว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงในรูปแบบใดบ้าง โดยเฉพาะในกรณีที่บุคคลในตำแหน่งสำคัญตัดสินใจลาออกหรือเกิดการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิด เช่น ปัญหาสุขภาพ หรือการย้ายองค์กร ทำให้แผนสืบทอดตำแหน่งไม่สามารถใช้ได้ในสถานการณ์ที่เกิดขึ้น - ความเสี่ยงของการขาดการสร้างนวัตกรรม
การวางแผนสืบทอดตำแหน่งอาจทำให้การเลือกบุคลากรไปที่ตำแหน่งที่สูงขึ้นจำกัดอยู่ที่กลุ่มเดิมๆ ทำให้ขาดโอกาสในการนำเอาความคิดใหม่ๆ หรือบุคลากรที่มีมุมมองต่างมาสู่ตำแหน่งผู้นำ
ตัวอย่างธุรกิจในอุตสาหกรรมต่างๆ ที่ใช้ Succession Planning
1. ธุรกิจในกลุ่มครอบครัว (Family Business)
ธุรกิจที่เป็นของครอบครัว มักจะต้องมีการวางแผนการสืบทอดตำแหน่งอย่างรอบคอบ เนื่องจากการสืบทอดตำแหน่งในธุรกิจเหล่านี้มีความสำคัญทั้งในด้านการรักษาภาพลักษณ์ขององค์กรและการรักษาความต่อเนื่องในเชิงการดำเนินธุรกิจ
ตัวอย่าง:
- ธุรกิจของครอบครัวในอุตสาหกรรมการผลิต เช่น โรงงานผลิตสินค้าหรืออุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องกับการเกษตร ครอบครัวอาจจะต้องเตรียมตัวอย่างรอบคอบว่าใครในครอบครัวจะรับตำแหน่งผู้บริหารเมื่อผู้บริหารรุ่นก่อนเกษียณหรือไม่สามารถทำงานได้ ทั้งนี้ยังมีการฝึกฝนและมอบประสบการณ์ให้กับสมาชิกในครอบครัวที่มีศักยภาพ เพื่อให้สามารถทำหน้าที่ได้ดีเมื่อถึงเวลาที่ต้องสืบทอดตำแหน่ง
2. ธุรกิจด้านเทคโนโลยี (Technology Business)
ในธุรกิจด้านเทคโนโลยีหรือสตาร์ทอัพ การพัฒนาและเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วทำให้การวางแผนสืบทอดตำแหน่งมีความสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะในกรณีที่ผู้ก่อตั้งหรือนักบริหารระดับสูงต้องการวางแผนเพื่อให้ผู้สืบทอดสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น
ตัวอย่าง:
- สตาร์ทอัพในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ อาจจะมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่งในระดับสูง เช่น CEO หรือ CTO ในกรณีที่ผู้บริหารหลักไม่สามารถดำเนินการต่อได้ เช่น การวางแผนให้รองประธานหรือผู้นำที่มีประสบการณ์ในด้านเทคโนโลยีมารับตำแหน่งแทน เพื่อไม่ให้ธุรกิจหยุดชะงัก
3. ธุรกิจด้านการเงินและธนาคาร (Financial Services & Banking)
ในธนาคารหรือบริษัทการเงิน การวางแผนสืบทอดตำแหน่งเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เนื่องจากการบริหารงานด้านการเงินต้องการความรู้ความสามารถและการตัดสินใจที่แม่นยำ ความมั่นคงทางการเงินจึงมีผลกระทบต่อการเติบโตของบริษัท
ตัวอย่าง:
- ธนาคารพาณิชย์ อาจมีการเตรียมตัวให้ผู้บริหารระดับสูง เช่น ผู้จัดการใหญ่หรือกรรมการผู้จัดการคนต่อไปได้รับการฝึกฝนในด้านการบริหารความเสี่ยง การเงิน และการดำเนินธุรกิจ เพื่อไม่ให้เกิดช่องว่างในการบริหารในกรณีที่ผู้บริหารเก่าลาออกหรือเกษียณ
4. ธุรกิจด้านการผลิต (Manufacturing)
ในอุตสาหกรรมการผลิต การสืบทอดตำแหน่งในระดับผู้บริหารด้านการผลิตและการจัดการในโรงงานมีความสำคัญ เนื่องจากต้องมีการวางแผนการดำเนินงานและการบริหารทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ
ตัวอย่าง:
- โรงงานผลิตอาหารหรือเครื่องดื่ม ที่มีการผลิตในระดับอุตสาหกรรม จะต้องมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่งในระดับผู้จัดการโรงงาน หรือหัวหน้าฝ่ายผลิต การฝึกฝนบุคลากรให้พร้อมรับตำแหน่งเป็นสิ่งที่จำเป็น เพื่อให้สามารถรักษาคุณภาพและการผลิตให้มีประสิทธิภาพต่อเนื่อง
5. ธุรกิจด้านการขายปลีก (Retail Business)
ธุรกิจขายปลีกหรือร้านค้าต่างๆ ต้องมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่งในระดับผู้จัดการสาขา หัวหน้าฝ่ายขาย หรือผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้การดำเนินธุรกิจสามารถขยายตัวและรักษาผลประกอบการได้
ตัวอย่าง:
- เครือข่ายซูเปอร์มาร์เก็ตหรือร้านค้าปลีก อาจมีการวางแผนให้ผู้จัดการสาขาที่มีความสามารถได้รับการฝึกฝนเพื่อรับตำแหน่งผู้บริหารในอนาคต เช่น ผู้จัดการฝ่ายการตลาด ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ เพื่อให้การดำเนินธุรกิจยังคงมีประสิทธิภาพ
6. ธุรกิจบริการสุขภาพ (Healthcare Business)
ในธุรกิจการดูแลสุขภาพ เช่น โรงพยาบาลและคลินิก การวางแผนสืบทอดตำแหน่งสามารถช่วยให้การบริหารจัดการด้านการดูแลผู้ป่วยและการให้บริการยังคงมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่าง:
- โรงพยาบาลเอกชน อาจจะต้องมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่งในตำแหน่งผู้บริหารด้านการแพทย์และการบริหารจัดการโรงพยาบาล เพื่อให้โรงพยาบาลสามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างราบรื่น
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน HR
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำศัพท์ทาง HR