Onboarding (การเริ่มงานของพนักงานใหม่)
การเริ่มงานของพนักงานใหม่ หรือที่เรียกว่า Onboarding คือ กระบวนการที่ช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวและเตรียมความพร้อมในการเริ่มทำงานในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยกระบวนการนี้จะเริ่มตั้งแต่วันแรกที่พนักงานเริ่มเข้าทำงาน และต่อเนื่องไปจนถึงช่วงเวลาที่พนักงานใหม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่และเข้าใจในหน้าที่ของตัวเอง รวมถึงการเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร, ค่านิยม, และการทำงานร่วมกับทีมงาน
ความสำคัญของ Onboarding
การทำ Onboarding ให้มีประสิทธิภาพมีความสำคัญหลายประการในการพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานใหม่กับองค์กร ซึ่งรวมถึง:
- การช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวได้เร็วขึ้น
การเริ่มงานใหม่ในองค์กรสามารถทำให้พนักงานรู้สึกตื่นเต้นหรือวิตกกังวลได้ การมีโปรแกรม Onboarding ที่ดีช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจวัฒนธรรมองค์กรและหน้าที่ของตัวเองในงานได้รวดเร็ว ช่วยลดความเครียด และเพิ่มความมั่นใจในการเริ่มต้นงาน- ตัวอย่าง: พนักงานใหม่ได้รับการแนะนำให้รู้จักกับทีมงานและได้รับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงานที่คาดหวัง เช่น การตั้งเป้าหมายงานที่ชัดเจน และวิธีการใช้เครื่องมือที่องค์กรใช้ในการทำงาน
- การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
Onboarding ช่วยให้พนักงานใหม่มีความเข้าใจในระบบการทำงานขององค์กร และวิธีการทำงานร่วมกับทีม ทำให้สามารถเริ่มต้นทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ- ตัวอย่าง: พนักงานใหม่ที่เข้ามาทำงานในตำแหน่ง นักการตลาดดิจิทัล จะได้รับการฝึกฝนและแนะนำเครื่องมือการวิเคราะห์ข้อมูลและการสร้างแคมเปญโฆษณาผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น Google Ads และ Facebook Ads ซึ่งช่วยให้เขาสามารถเริ่มทำงานได้ทันที
- การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานใหม่กับองค์กร
การทำ Onboarding ที่ดีสามารถสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรให้กับพนักงานใหม่ได้ การต้อนรับและการให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับภารกิจขององค์กรช่วยสร้างความผูกพันและทัศนคติที่ดีในการทำงาน- ตัวอย่าง: ในระหว่าง Onboarding, พนักงานใหม่จะได้รับการแนะนำให้รู้จักกับทีมผู้บริหาร รวมถึงการเข้าร่วมกิจกรรมสันทนาการเพื่อทำความรู้จักกันและสร้างความสัมพันธ์ที่ดี
- การลดอัตราการลาออกของพนักงาน
การมีโปรแกรม Onboarding ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยลดความรู้สึกไม่พอใจหรือความไม่มั่นใจในตัวเองของพนักงานใหม่ และลดความเสี่ยงที่พนักงานจะลาออกก่อนจะได้เริ่มทำงานอย่างเต็มที่- ตัวอย่าง: ถ้าพนักงานใหม่ได้รับการต้อนรับและสนับสนุนอย่างดีตั้งแต่เริ่มงาน เขาจะรู้สึกว่าองค์กรให้ความสำคัญและเขาจะมีความสุขในการทำงาน ทำให้โอกาสที่เขาจะลาออกมีน้อยลง
- การปรับพนักงานใหม่ให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร
การสื่อสารวัฒนธรรมองค์กรให้ชัดเจนเป็นส่วนหนึ่งของการทำ Onboarding ซึ่งช่วยให้พนักงานใหม่สามารถเข้าใจวิธีการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานและการปฏิบัติตามค่านิยมขององค์กรได้ดี- ตัวอย่าง: หากองค์กรมีวัฒนธรรมที่เน้นการทำงานเป็นทีมและการเปิดเผยความคิดเห็น พนักงานใหม่จะได้รับการแนะนำเกี่ยวกับวิธีการที่ควรปฏิบัติ เช่น การประชุมที่มีการแสดงความคิดเห็นอย่างเปิดเผย
ขั้นตอนของการทำ Onboarding
การทำ Onboarding ประกอบด้วยขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้:
- การเตรียมตัวก่อนการเริ่มงาน
- การส่งข้อมูลเบื้องต้นให้พนักงานใหม่ เช่น คู่มือพนักงาน ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร หรือคำแนะนำเกี่ยวกับการเดินทางมาที่ทำงาน
- ตัวอย่าง: ส่งอีเมล์ถึงพนักงานใหม่ก่อนวันเริ่มงานเพื่อแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานใหม่ต้องเตรียมตัว เช่น การจัดเตรียมเอกสารประจำตัว หรือการตั้งคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการทราบ
- การปฐมนิเทศ (Orientation)
- การแนะนำองค์กร พิธีการที่เกี่ยวข้อง การทำความเข้าใจในหน้าที่ของตำแหน่งงาน และข้อมูลที่จำเป็น
- ตัวอย่าง: วันแรกของการทำงาน พนักงานใหม่อาจจะได้รับการแนะนำเกี่ยวกับประวัติขององค์กร การแนะนำแผนกต่าง ๆ และการสอนวิธีการใช้เครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ที่องค์กรใช้งาน
- การฝึกอบรมและการพัฒนา (Training & Development)
- การให้การฝึกอบรมในด้านต่าง ๆ ที่จำเป็นสำหรับการทำงานในตำแหน่งใหม่ เช่น การเรียนรู้ระบบการทำงาน การใช้ซอฟต์แวร์ หรือการฝึกทักษะทางเทคนิค
- ตัวอย่าง: การฝึกอบรมการใช้ระบบซอฟต์แวร์ในการจัดการโปรเจกต์ที่องค์กรใช้ เช่น Microsoft Project หรือ Asana
- การติดตามผลและให้คำแนะนำ (Feedback & Follow-up)
- การติดตามผลการทำงานของพนักงานใหม่ในช่วงแรกเพื่อให้คำแนะนำ และตรวจสอบการปรับตัว
- ตัวอย่าง: หลังจากผ่านไปหนึ่งเดือน พนักงานใหม่จะได้รับการประเมินเพื่อดูว่าเขามีปัญหาอะไรในการทำงานหรือไม่ และจะได้รับคำแนะนำในการพัฒนา
ตัวอย่างการ Onboarding ในบริษัท
บริษัท ABC เปิดรับพนักงานในตำแหน่ง นักออกแบบกราฟิก (Graphic Designer) ซึ่งกระบวนการ Onboarding จะประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:
- วันแรก: พนักงานใหม่จะได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่นจากทีม HR พร้อมกับการแนะนำเกี่ยวกับองค์กร ค่านิยม และวัฒนธรรม รวมถึงการให้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับสวัสดิการต่าง ๆ
- สัปดาห์แรก: พนักงานใหม่จะได้รับการแนะนำให้รู้จักกับทีมงาน และจะเข้าร่วมการฝึกอบรมการใช้เครื่องมือออกแบบต่าง ๆ ที่บริษัทใช้ เช่น Adobe Photoshop, Illustrator และเครื่องมือจัดการโปรเจกต์
- เดือนแรก: HR จะทำการประเมินการทำงานของพนักงานใหม่และให้คำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับตัวในองค์กร รวมถึงการสอนทักษะที่จำเป็นในการทำงาน
ตัวอย่างการใช้ Onboarding
บริษัท ABC เป็นบริษัทที่ดำเนินธุรกิจในด้านการออกแบบกราฟิกและการพัฒนาเว็บไซต์ บริษัทต้องการสรรหาพนักงานใหม่ในตำแหน่ง นักออกแบบกราฟิก (Graphic Designer) ซึ่งจะช่วยในการสร้างสรรค์ผลงานออกแบบที่มีคุณภาพให้กับลูกค้า ในการทำ Onboarding ให้กับพนักงานใหม่ บริษัท ABC ได้วางแผนกระบวนการ Onboarding อย่างละเอียดเพื่อต้อนรับพนักงานใหม่และทำให้พนักงานสามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนการ Onboarding ในบริษัท ABC:
1. การเตรียมการก่อนวันเริ่มงาน
ก่อนที่พนักงานใหม่จะเริ่มงาน บริษัทจะเตรียมการอย่างละเอียด เช่น
- การเตรียมอุปกรณ์และพื้นที่ทำงาน: การจัดเตรียมคอมพิวเตอร์, อุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน (เช่น จอคอมพิวเตอร์, เมาส์, แป้นพิมพ์) และการตั้งค่าโปรแกรมที่จำเป็น เช่น Adobe Creative Cloud (Photoshop, Illustrator) และระบบต่างๆ ของบริษัท
- การส่งเอกสาร: บริษัทจะส่งอีเมลล์ให้พนักงานใหม่ก่อนวันเริ่มงาน โดยจะรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น แผนผังองค์กร, คู่มือพนักงาน, ข้อมูลเกี่ยวกับสวัสดิการต่างๆ, นโยบายภายในองค์กร
- การติดต่อทีม HR: ให้พนักงานใหม่รู้จักกับทีม HR เพื่อถามข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการทำงาน และขั้นตอนการเริ่มงาน
2. วันแรกของการเริ่มงาน
ในวันแรก พนักงานใหม่จะได้พบกับการต้อนรับจากทีม HR และทีมงานที่เกี่ยวข้องกับงานที่จะทำในอนาคต
- การแนะนำตัวและการประชุมปฐมนิเทศ: ทีม HR จัดการประชุมปฐมนิเทศเพื่อแนะนำเกี่ยวกับประวัติของบริษัท, ภารกิจและวิสัยทัศน์ขององค์กร, วัฒนธรรมองค์กร, ค่านิยมที่สำคัญ เช่น ความร่วมมือ, การสื่อสารที่ดี และการเคารพซึ่งกันและกัน
- การให้ข้อมูลเกี่ยวกับสวัสดิการและสิทธิประโยชน์: ทีม HR อธิบายเกี่ยวกับสวัสดิการ เช่น ประกันสุขภาพ, วันหยุด, โบนัส และสิทธิพิเศษต่างๆ ที่พนักงานใหม่จะได้รับ
- การแนะนำทีมงาน: พนักงานใหม่จะได้พบกับผู้บริหารและสมาชิกในทีมต่างๆ ที่เขาจะทำงานด้วย โดยจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับความรับผิดชอบในแต่ละทีม
3. สัปดาห์แรก – การฝึกอบรมและการปฏิบัติงาน
ในสัปดาห์แรก พนักงานใหม่จะได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับเครื่องมือที่ใช้ในงานและการปฏิบัติตามกระบวนการขององค์กร
- การฝึกอบรมเกี่ยวกับเครื่องมือการออกแบบ: พนักงานใหม่จะได้รับการแนะนำและฝึกอบรมการใช้งานเครื่องมือการออกแบบที่บริษัทใช้ เช่น Adobe Photoshop, Illustrator, และเครื่องมือสำหรับการสื่อสารในทีมอย่าง Slack หรือ Microsoft Teams
- การเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการทำงาน: พนักงานใหม่จะได้รับการแนะนำให้รู้จักกระบวนการทำงานของทีมออกแบบ เช่น การประชุมทีม, การส่งมอบงาน, การรับข้อเสนอแนะ และการใช้ระบบจัดการโปรเจกต์ (เช่น Asana หรือ Trello)
- การแนะนำโครงการแรก: พนักงานใหม่จะได้รับมอบหมายโครงการแรก โดยจะมีผู้ดูแล (Mentor) คอยช่วยเหลือในการแนะนำและให้คำแนะนำเกี่ยวกับการทำงาน
4. เดือนแรก – การติดตามผลและให้คำแนะนำ
ในช่วงเดือนแรก ทีม HR และหัวหน้างานจะติดตามผลการทำงานของพนักงานใหม่อย่างใกล้ชิดเพื่อให้คำแนะนำและปรับปรุงประสิทธิภาพ
- การประชุมติดตามผลการทำงาน: พนักงานใหม่จะมีการประชุมกับหัวหน้างานเพื่อประเมินผลการทำงานในสัปดาห์แรก ๆ พร้อมทั้งรับฟังข้อเสนอแนะและความคิดเห็นในการพัฒนาตนเอง
- การให้คำแนะนำและการปรับตัว: หากพนักงานใหม่มีข้อสงสัยหรือปัญหาในการปรับตัวเข้ากับการทำงาน ทีม HR หรือหัวหน้างานจะให้คำแนะนำเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการปรับตัวและพัฒนา
- การสอนการจัดการเวลา: พนักงานใหม่จะได้รับการฝึกฝนในการจัดการเวลาและการทำงานร่วมกับทีมอย่างมีประสิทธิภาพ
5. เดือนที่สองและต่อๆ ไป – การประเมินผลและพัฒนา
หลังจากการทำงานผ่านไปสองเดือน พนักงานใหม่จะได้รับการประเมินการทำงานอย่างเป็นทางการ
- การประเมินผลงาน: หัวหน้างานจะทำการประเมินผลงานของพนักงานใหม่ในด้านต่างๆ เช่น ความคิดสร้างสรรค์, ความสามารถในการทำงานร่วมกับทีม, การจัดการโครงการ, และการใช้เครื่องมือ
- การให้คำแนะนำการพัฒนา: พนักงานใหม่จะได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับการพัฒนาทักษะเพิ่มเติม เช่น การเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ในการออกแบบหรือการพัฒนาทักษะด้านการสื่อสาร
- การตั้งเป้าหมายการทำงาน: พนักงานใหม่จะร่วมกับหัวหน้างานในการตั้งเป้าหมายการทำงานในอนาคต เช่น การทำงานในโครงการที่มีความซับซ้อนมากขึ้น หรือการเรียนรู้เครื่องมือการออกแบบใหม่ ๆ
ผลลัพธ์จากการใช้ Onboarding ในบริษัท ABC
- ปรับตัวเร็ว: พนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับงานและวัฒนธรรมขององค์กรได้รวดเร็วขึ้นเนื่องจากมีการฝึกอบรมที่ชัดเจนและคำแนะนำจากผู้ที่มีประสบการณ์
- ความพึงพอใจสูง: พนักงานใหม่รู้สึกถึงการดูแลและให้ความสำคัญจากองค์กร ซึ่งส่งผลให้พนักงานมีความพึงพอใจในการทำงานและลดโอกาสที่จะลาออก
- ประสิทธิภาพสูง: การสอนการใช้งานเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและกระบวนการทำงานที่ชัดเจนทำให้พนักงานสามารถทำงานได้ดีและเร็วขึ้น
- ลดความผิดพลาด: เนื่องจากพนักงานใหม่ได้รับการแนะนำกระบวนการทำงานที่ถูกต้องและคอยรับคำแนะนำจากทีม ทำให้ลดความผิดพลาดในการทำงาน
หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินผล KPI EsteeMATE มี Features ที่จะช่วยให้คุณประเมินผล KPI ให้กับพนักงานได้ ศึกษาข้อมูลพิ่มเติมได้ ที่นี่